Вопросы для собеседования на должность секретаря руководителя

5 хитрых вопросов на собеседовании и ответы на них

Как ответить на вопросы с подвохом, не навредить себе и получить желаемую должность.

Казалось бы, для чего готовиться к собеседованию? Цель благородная, разговоры приятные, вопросы легкие. Легкие-то легкие, но только на первый взгляд — большинство из них имеют скрытый смысл.

На примере 5 самых хитрых вопросов Work.ua рассказывает, в чем же соль, какие ваши ответы могут помешать успешному трудоустройству и чего на самом деле ждут от вас менеджеры по подбору персонала.

• Регистрация входящих и исходящих документов.
• Обслуживание руководителя и его посетителей.
• Создание рабочего плана для руководителя.
• Прием телефонных звонков и электронной почты, поступающих в адрес руководителя.
• Заказ всех необходимых предметов для обеспечения качественной работы предприятия (канцтовары и другие).

Потенциальный секретарь должен обладать следующими качествами:

1. Стрессоустойчивость. Претендент на данную должность обязан иметь самообладание и выдержку.
2. Стремление получать новые знания и умения. Хороший секретарь должен знать иностранный язык, уметь вести деловую переписку, составлять и регистрировать различную документацию.
3. Готовность к ненормированному графику работы, неожиданным неурядицам (авралам).
4. Способность правильно и качественно планировать свой день. В большинстве случаев – составление рабочего плана для руководителя – это одна из задач секретаря.
5. Коммуникабельность. Со всеми посетителями фирмы секретарь должен уметь вести вежливый разговор, быть отзывчивым.

Сам себя не похвалишь: пишем автобиографию

Для чего нужна автобиография работодателю и работнику?

Такая ли уж это простая формальность — автобиография кандидата на вакантную должность в компании? Оказывается, она решает сразу три задачи.

Во-первых, из автобиографии кандидата работодатель узнает основные данные, необходимые отделу кадров для заполнения личной карточки работника.

Правовой аспект: учтите, что автобиография содержит ваши персональные данные, которые охраняются законом. Даже если вы не пройдете собеседование и не займете вакансию, отдел кадров должен заручиться вашим согласием на обработку и хранение ваших персональных данных.

Во-вторых, автобиография в свободной форме и автобиография-эссе позволяют выяснить уровень вашего владения русским языком.

Сможет ли будущий работник емко, логично и грамотно составить деловое письмо, служебную записку, приказ? Или же каждый написанный им документ ачальнику придется проверять и возвращать для работы над ошибками?

В-третьих, автобиография расскажет потенциальному руководителю то, о чем промолчит резюме, а именно: в какой среде рос, воспитывался и формировался как личность и как профессионал его будущий сотрудник. Далеко не лишняя информация, но спрашивать об этом на собеседовании не всегда уместно.

Рассмотрим основные виды автобиографий. На собеседовании вам могут предложить поработать над любым из них.

Автобиография-анкета

Самый простой вид автобиографии. Соискатель (а часто — уже новый работник компании) получает листы с вопросами, на которые должен ответить. Не нужно ничего придумывать, следует лишь заполнить графы.

Автобиография, написанная в свободной форме

В отличие от анкеты, автобиография в свободной форме оставляет вам некий простор для импровизации. Конечно, врать в автобиографии, как и в резюме, строго запрещено. Но можно по-разному расставить акценты.

Например, вы претендуете на должность секретаря директора по закупочной деятельности. Тогда при написании автобиографии отдельный абзац вам нужно посвятить успешно пройденным курсам по логистике. Второй пакет документов вы направляете для соискания должности помощника руководителя рекламного агентства, и в этом варианте биографии отдельной строкой будет выделено ваше мастерское умение работать с графическими редакторами.

Делаем вывод: автобиография, как и резюме, каждый раз составляется заново под конкретную вакансию. И цель ее — показать, что вы лучший кандидат на вакантную должность.

Обратимся к структуре «свободной» автобиографии. Перечислим основные блоки этого документа:

1. Место и дата рождения — начать следует именно с этого.

2. Семья, в которой вы выросли.

Достаточно будет указать имена родителей (или тех, кто вас воспитывал), их профессии, особые заслуги и, если родители ныне здравствуют, место проживания.

3. Школа. Как правило, особо много писать здесь не стоит. Достаточно указать номер школы и профиль обучения, если он был. Кроме этого можно упомянуть разве что о золотой медали и о призовых местах в городских, областных и федеральных олимпиадах.

4. Колледж и вуз. На них останавливаемся подробнее, если они послужили отправной точкой вашей профессии. Если нет — лишь упоминаем.

В любом случае следует написать название учебного заведения, факультет и специальность. Тема дипломной работы уместна, если вы работаете по полученной профессии. Не забываем о тех же олимпиадах и об участии в общественной жизни факультета, если, конечно, они имели место в вашей учебной деятельности.

5. Пройденные тренинги, семинары и курсы упоминайте в хронологическом порядке.

6. Служба в армии актуальна для мужчин: останавливайтесь лишь на годах, роде войск и звании, в котором окончили службу.

7. Карьера. В отличие от резюме, где принято сообщать о последних трех местах работы, начиная с последнего, в автобиографии придется описать весь свой профессиональный путь с самого начала. Хорошо подумайте, где и какие акценты вы будете расставлять, какие достижения указывать, а о чем упомянете лишь вскользь.

8. Ваша семья, если она есть.

Достаточно будет фамилии и имени мужа (жены), даты его (ее) рождения и профессии, количества детей и их возраста.

9. Ваша общественная жизнь, хобби, увлечения заслуживают упоминания, если только они интересны для получения именно этой работы.

Важно: соискатель имеет право не сообщать о погашенной судимости, о внебрачных, отказных, усыновленных детях, о своих обращениях в суд по разным вопросам и тому подобных фактах.

Автобиография-эссе

В большинстве случаев (если только вы не претендуете на должность журналиста, копирайтера или арт-директора) требование написать автобиографию-эссе часто бывает капризом менеджера по персоналу. Однако, находясь в поиске работы, выбирать не приходится, и инженерам, методистам и менеджерам по продажам иногда все же приходится браться за перо. Копирайтер или журналист легко справятся с этой задачей, ведь сплетать слова в предложения, а предложения в текст — это их профессия. Для всех остальных написание эссе становится долгой и мучительной процедурой.

Темы для эссе соискателей обычно не отличаются разнообразием и сводятся к следующим:

• «Почему я выбрала именно эту профессию».
• «Почему я больше других кандидатов подхожу на эту должность».
• «Чего я хочу добиться, работая в этой профессии».

Структура автобиографии-эссе:

Вариант № 1. Вы пишете обычную автобиографию в свободной форме, в конце украшая ее небольшим сочинением.

Вариант № 2. Вы пишете автобиографию, размещая элементы эссе по всему тексту, привязывая тот или иной тезис к основным событиям вашей жизни.

Неискушенным в написании эссе читателям мы рекомендуем первый вариант.

Сам текстСам текст автобиографии-эссе следует строить по следующей схеме:

1. Ваше утверждение, основная мысль.

2. Аргументирование основной мысли. В идеале следует привести три аргумента, расположив их в порядке наибольшей значимости.

3. Подтверждение основной мысли.

Как видите, структура автобиографии, составленной в свободной форме, и автобиографии-эссе, как правило, хронологична. Ее объем относительно свободен, но не следует слишком усердствовать: если текст занимает уже более двух страниц, подумайте, можно ли что-то сократить. Набирать автобиографию лучше всего нейтральным шрифтом (Arial или Times New Roman), идеальные кегли для этого — 12 или 14.

Основные ошибки в написании автобиографий

1. Расхождение с резюме. Это самая распространенная ошибка. Серьезно занимаясь поиском работы, мы, конечно же, «подгоняем» свое резюме под каждого потенциального работодателя, а про автобиографию порой забываем. В результате получаются несоответствия в опыте работы, учебе, семейном положении. Подобные неприятные нюансы совсем не украшают будущего кандидата и вынуждают оправдываться, вместо того чтобы вести на собеседовании конструктивный профессиональный диалог.

2. Ложь. Ни в резюме, ни в автобиографии нельзя обманывать будущего работодателя.

3. Слишком много конкретики. Не стоит включать в автобиографию темы рефератов и курсовых, спортивные достижения во время учебы в школе или институте, жизнеописания домашних питомцев и кружок кройки и шитья. Включаем только то, что имеет значение для вашей будущей работы.

4. Уход в высокие материи. Даже автобиографию-эссе не следует превращать в философский трактат. Не растекайтесь мыслью по древу, пишите ровно столько, сколько нужно для ответа на заданный вам вопрос.

5. Исповедь. Не нужно выворачивать душу наизнанку и сообщать о себе слишком личные сведения. Автобиография — не тот документ, где уместны интимные признания.

Помните, что ваша автобиография при беседе с будущим работодателем — это ваш рекламный материал, ваша презентация. Обратившись к маркетинговой терминологии, можно сравнить соискателя вакансии с продуктом, который, как и его конкуренты, ищет своего покупателя. Сначала в ход идет резюме: ваша обложка, яркая упаковка. Если дело дошло до автобиографии, значит, резюме сработало: ваш бренд «зацепил» покупателя. Теперь нужно коротко, емко, убедительно рассказать ему о ваших преимуществах и провести грамотную презентацию. Надеемся, что теперь вы с легкостью сможете составить ее, ведь лучше вас самих о себе никто не расскажет.

Приходилось ли Вам слышать когда-нибудь о кейс-интервью или ситуационном собеседовании? Если нет, то Вам сюда. Как ни странно, сегодня собеседование невозможно представить без решения кейсов. И именно здесь Вы узнаете, что такое кейс-интервью и как его пройти максимально удачно для построения будущей карьеры. Предлагаем Вам познакомиться с примерами кейсов!

Что же такое кейс?

Кейс – это ситуация или задание из реальной практики работы или придуманное.

К чему готовиться?

Вам предложат описать свои действия в заданной, взятой из реальной практики или вымышленной ситуации. По Вашим словам, сделают вывод о том, как Вы будете работать, если Вас взять в компанию, поскольку большинство кейсов имеют несколько вариантов решения.

Какие ситуации Вам могут предложить?

• Кейсы для оценки модели Вашего поведения и Ваших личностных качеств.
• Кейсы на оценку Ваших профессиональных знаний и навыков, бизнес-кейсы.
• Кейсы на выявление креативности, стрессоустойчивости.

Ситуации для оценки Вашего поведения, личностных качеств

Совет от РЦСТВ: «Практически все сферы, куда бы Вы не пошли трудоустраиваться, включают в себя кейс-вопросы, поэтому прежде чем идти на собеседование потренируйтесь на заданиях, представленных в статье!»

• Вы узнаете, что Ваш коллега систематически жалуется на Вас начальству. Ваши действия?
• Руководитель поставил перед Вами задачу и предложил конкретный вариант ее решения. При выполнении задания Вы нашли более эффективный способ. Ваши действия?
• Представьте себе, что Вам одновременно поступили два предложения от работодателей. Как Вы будете делать выбор?
• Вас просят выполнить работу, не входящую в Ваши обязанности. Ваши действия?

Ситуации для оценки Ваших профессиональных знаний и навыков

Кейсы по оценке умения продавать:

• Продайте мне …
• Ответьте на возражение клиента: «…»
• В крупной розничной точке, куда Вы осуществляете поставку, утверждают, что Ваш товар не продается. Ваши действия?
• В чем ключевая разница продажи дистрибьютору и конечному потребителю?

Кейсы по основам маркетинга:

• Как можно увеличить объем продаж, если емкость рынка исчерпана?
• Определите целевую группу для Вашего товара.
• Предложите схему расчета емкости рынка (задаются товар и регион).
• Обоснуйте, почему в рекламных роликах чистящих, моющих и подобных средств почти всегда присутствует «советчик», а в рекламе дорогой элитной продукции клиенту, как правило, предлагают убедиться самому.
• Приведите примеры удачных рекламных слоганов.

Кейсы для офис-менеджеров:

• Как с точки зрения офис-менеджмента можно улучшить наш офис?
• Как Вы будете выбирать поставщика канцелярских товаров для нашей компании?

Кейсы для секретарей, помощников руководителей:

При решении кейс-вопроса, постарайтесь не волноваться и найти максимально правильное для себя решение!

• Посетитель пришел на переговоры к руководителю на 15 минут раньше назначенного времени. Ваши действия?
• Ваш руководитель опаздывает на переговоры на 15 минут. Посетитель уже ждет. Ваши действия?
• Одновременно звучат три телефонных звонка. Ваши действия?
• Одновременно к Вам зашли сразу три посетителя. Ваши действия?

Кейсы для менеджеров по персоналу, рекрутеров:

• Перед Вами стоит задача в короткие сроки закрыть 3 вакансии. Опишите алгоритм Ваших действий.
• Вам нужно срочно закрыть вакансию. Вы нашли подходящего кандидата, но понимаете, что ему очень быстро наскучит новая работа. Как Вы поступите?
• Определите ключевые компетенции профиля должности …
• Перед Вами стоит задача организации тренинга по развитию коммуникативных навыков для сотрудников отдела продаж. Как Вы будете определять тематику тренинга и формы его проведения?
• Проведите со мной интервью на вакансию …
• Какие выводы о кандидате Вы можете сделать на основании его ответов на предложенные вопросы (предлагаются варианты)?

Кейсы для психологов:

• Руководитель просит Вас выявить причины постоянного возникновения конфликтов среди сотрудников отдела по работе с клиентами и предложить варианты решения проблемы. Как Вы это будете делать?
• Сотрудник замучил начальника своими жалобами. Как вы будете корректировать его поведение?
• Вы психолог в торговой компании. Какие тренинги необходимо проводить в коллективе?

Кейсы на оценку креативности, стрессоустойчивости:

• Вы оказались на необитаемом острове. Назовите как можно больше способов полезного применения мобильного телефона и гарнитуры в данной ситуации.
• Вы приехали в офис клиента проводить важную презентацию. За 10 минут до начала Вы обнаруживаете, что у Вас с собой не та флешка с презентацией в Power Point. Ваши действия?
• Ваше выступление с докладом через 5 минут. Вдруг Вы обнаруживаете, что в материалах, которые будут раздаваться слушателям, есть опечатка, искажающая смысл. Ваши действия?

Где взять материал для подготовки к кейс-интервью?

• Ищите в сети материалы с записями реальных интервью. Например, программу «Кадры решают».
• Читайте статьи и методические материалы, посвященные успешному прохождению кейс интервью.
• Смотрите обучающие видео, посвящённые затронутой тематике.

Хотите получить опыт решения кейсов?
Записывайтесь на тренинг «Готовимся к встрече с работодателем»!

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению «Документоведение и архивоведение» (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

Собеседование на английском

Собеседование на английском языке: рекомендации, примеры, вопросы, ответы

Видеоролики о собеседовании на английском языке с переводом

В этом подразделе опубликованы видеоролики с примерами собеседования, а также видеоуроки по лексике и грамматике, изучение которых поможет грамотно построить свои ответы на собеседовании. Все видео снабжены параллельным текстовым переводом и тематическими глоссариями. Ссылка на прямое скачивание видео находится под текстом.

Собеседование на английском языке: вопросы и примеры ответов с переводом.

Материалы, приведенные ниже, отобраны на популярных англоязычных, в основном, американских сайтах, специализирующихся на консультациях по трудоустройству. Здесь вы найдете десятки типичных вопросов и примеры ответов на них. Все вопросы и ответы снабжены параллельным переводом и глоссариями. Чтение этих материалов позволит освоить или вспомнить лексику, используемую на собеседовании, а также поможет подготовить собственные варианты ответов на типичные вопросы.

Martin Karole. Perfect phrases for the perfect interview. (Мартин Керол. Идеальные фразы для идеального собеседования).
Книга – практическое пособие на английском языке. Автор – Мартин Кэрол – специалист по проведению собеседований и тренер. В этом пособии приведены сотни примеров фраз по всем вопросам, которые могут возникнуть на собеседовании. Фразы достаточно простые, чтобы быть понятыми и усвоенными людьми со “средним” английским. К сожалению, книга без перевода, однако доступный стиль изложения и формат PDF, позволяющий использование электронного словаря, делают чтение легким. Ознакомление с этим пособием будет полезным и по другой причине – здесь много деловой офисной лексики, которая очень пригодится русскоязычным специалистам, желающим освоиться в офисе западной компании. Объем 177 стр. Формат PDF. [gbp_lock payonly=»true»]Скачать[/gbp_lock]

Тесты на английском языке с переводом.

Здесь вы найдете типичные тесты на английском языке, используемые на собеседовании и при оценке кандидатов. Тесты взяты с англоязычных специализированных сайтов и снабжены параллельным переводом и ответами. Лучше потренироваться в прохождении тестов заранее, чтобы не попасть в трудное положение во время собеседования.

Собеседование на английском языке: примеры рассказа о должностных обязанностях.

Примеры и наименования должностей взяты из американской действительности. Рекомендуется ознакомиться с несколькими примерами, так как приведенная в них лексика является универсальной и взаимодополняющей.

Уважаемые посетители сайта!
Ко мне иногда обращаются с просьбами опубликовать пример собеседования для специалиста определенной профессии – бухгалтера, моряка, инженера и т.д. К сожалению, нельзя “объять необъятное”. Профессий очень много и я не могу владеть профессиональной лексикой всех отраслей человеческой деятельности. Насколько знаю по своему опыту собеседований (эту процедуру пришлось пройти десятки раз), собеседование для всех профессий проводится по одинаковой методике и отличается только описанием опыта и должностых обязанностей конкретного специалиста. Поэтому, рекомендую вам воспользоваться “Словарем названий профессий”, ссылка на который дана ниже. Также рекомендую посмотреть раздел “Резюме” этого сайта. Возможно, в нем есть резюме для вашей профессии с переченем должностных обязанностей и глоссарием профессиональной лексики.
Автор сайта.

Онлайн-словарь на английском языке – здесь можно взять должностные обязанности для любой должности и профессии для резюме и подготовки к собеседованию. Содержит названия профессий, существующих на современном рынке труда США, и их описания с подробным перечнем задач и квалификационных требований. Словарь включает в себя данные о профессиях на основании последней переписи населения. Периодически обновляется.

Искать в словаре название профессии и ее описание можно несколькими способами:

___________________________________

Перейти в оглавление раздела “Резюме на английском”

23 Responses to Собеседование на английском

Замечательный сайт. Спасибо огромное разработчикам. Очень помогает в работе со студентами.

Подготовка определяет итог собеседования

До беседы изучите компанию: сайт организации, публикации СМИ, отзывы бывших сотрудников. Изучите сферу, миссию бизнеса, ключевые ценности. Подготовьте список вопросов интервьюеру. Встречные комментарии показывают интерес кандидата.

Проверьте маршрут, рассчитайте время проезда. Рассчитывая маршрут дороги, предусмотрите запас 10-15 минут. Подготовьтесь надеть аккуратную одежду. Если компания следует дресс-коду, соответствуйте деловому стилю. Возьмите распечатанное резюме, портфолио, паспорт, блокнот, ручку.

Желаем вам успешно пройти собеседование, получить руководящую должность!

Проективное интервью

Чтобы лучше понять кандидата и избежать социально желательных ответов, работодатели задают проективные вопросы: просят кандидата высказать мнение о людях и ситуациях, с которыми он никак не связан. Кандидату не нужно говорить о себе, поэтому он начинает действовать свободнее. Но так как человек судит о событиях и других людях с точки зрения своего опыта, интервьюер делает из его рассказа полезные выводы.

Проективные вопросы звучат так:

• «Зачем люди делают карьеру?» Работодатель пытается узнать о мотивах кандидата, понять, почему ему важен или не важен карьерный рост.
• «Опишите типичные причины конфликтов в коллективе». Из ответа на этот вопрос можно узнать о негативном опыте кандидата, его представлениях о комфортном и некомфортном для него коллективе.
• «Какой клиент может стать проблемным для компании?» Это тоже вопрос о негативном опыте, о конфликтах, которые могут повториться у сотрудника в будущем.
• «Почему одни люди добиваются в жизни успеха, а другие терпят неудачи?» Ответ на вопрос расскажет о том, как кандидат представляет себе успех: в чем его причины, как его повторить.

Вы можете вернуть интервьюера из гипотетических ситуаций в реальность: «Не могу говорить за всех людей, но лично мне кажется…»

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

6.3. ……… (другие заключительные положения).