В какие сроки выплачивается компенсация за отпуск без увольнения

Выплатить компенсацию можно лишь:

• При увольнении — всегда, кроме ситуации, когда сотрудник обратился с заявлением о предоставлении причитающихся дней отдыха и работодатель согласился на это (ст. 127 Трудового кодекса). В любом случае отпуск оплачивается, не происходит только его замена компенсацией.
• В период работы — по заявлению сотрудника, если работодатель согласен на замену (в отношении дополнительных к стандартной длительности отпуска дней, ст. 126 ТК РФ).

Подробнее о таком заявлении можно узнать, прочтя на нашем сайте статью Образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск.

• При выплате компенсации членам семьи умершего работника — в обязательном порядке.

Обратите внимание! Основанием для выплаты в первом случае является приказ об увольнении, а в 2 остальных — приказ или другой распорядительный акт о выплате и заявление работника или члена его семьи.

Порядок выплаты соответствует порядку расчета с работником (наличными деньгами или перечислением на карту, ст. 136 ТК РФ). При выплате членам семьи, как правило, деньги выдаются из кассы организации по расходному кассовому ордеру.

О налогообложении таких компенсаций можно узнать из наших статей на сайте:

В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе путеводитель по замене отпуска денежной компенсацией. Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить пробный доступ бесплатно, на временной основе!

• Суммируем года, в которых работник отгулял не все отпускные дни. Это число умножаем на количество дней полагающегося отпуска за год. Из этой суммы вычитаем количество дней использованного отпуска.
• Если сотрудник проработал не больше 11 месяцев, количество дней полагающегося отпуска за год делим на 12 месяцев. Полученную сумму умножаем на количество месяцев работы в компании. Из полученного числа вычитаем количество дней использованного отпуска за этот период.

Учитываются выплаты, предусмотренные действующей в компании системой оплаты труда: зарплата, надбавки и доплаты, выплаты, связанные с условиями труда, премии, вознаграждения и др.

Работодатель выплачивает компенсацию всем, кто проработал не менее половины месяца, включая совместителей и тех, кто заключил срочный трудовой договор.‎

Допустим, Марина устроилась на работу 23 июля 2021 года, но через две недели поняла, что не готова продолжать. В трудовом договоре был установлен испытательный срок. По всем правилам за три дня Марина написала заявление и покинулакомпанию 9 августа. С момента трудоустройства прошло 17 дней, поэтому Марина получит компенсацию за 2,33 дня неиспользованного отпуска. Почему именно 2,33 дня — расскажем ниже.

Если бы Марина одумалась на неделю раньше и проработала только 10 дней, компенсацию она бы не получила.

Правило половины месяца прописано в очень старом, но все еще действующем документе — пункте 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 № 169».

Может показаться нелогичным, что право на первый отпуск возникает только через полгода работы, а компенсация положена уже через полмесяца, но это действительно так. Нужно принять, смириться и выплатить.

Увольнение по собственному желанию в отпуске

Сотрудник, находящийся в отпуске, сообщает о своем желании уволиться. Как посчитать неиспользованный отпуск при увольнении в этом случае?

С даты получения письменного заявления работника об увольнении у работодателя есть 2 недели, чтобы подготовить документы и найти нового сотрудника на замену. Конечно, увольняющийся сотрудник, находящийся в отпуске, не может передать дела должным образом своему преемнику. Но здесь, как говорится, ничего не попишешь. Получив надлежаще оформленное заявление по собственному желанию, нанимателю ничего другого не остается, кроме как начать считать положенный срок отработки до увольнения, даже если эти дни совпадают с отпуском.

Напоминаем, что срок отработки может быть сокращен или вообще отменен по соглашению сторон трудового договора.

В последний рабочий день сотрудник должен получить все положенные ему выплаты, включая компенсацию за неотгулянный отпуск.

При этом есть некоторые особенности исчисления компенсации исходя из правил определения последнего рабочего дня:

ПОСЛЕДНИЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ

НЕОТГУЛЯННЫЕ ДНИ ДЛЯ РАСЧЕТА КОМПЕНСАЦИИ

Если же между окончанием отпуска и датой увольнения остаются дни, работник должен их отработать. Тогда последний рабочий день определяют в обычном порядке.

В каких случаях возможна

Компенсация за неотгулянный отпуск без увольнения выплачивается при соблюдении следующих условий:

• замена его части, выходящей за пределы 28 календарных дней;
• по просьбе самого сотрудника, выраженной письменно.

Важно понимать, что, в соответствии со ст. 126 ТК РФ , компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск без увольнения не является обязательной для нанимателя, эта тема относится к его правам.

Организация, в которой трудится человек, не всегда может заменить часть периода отдыха деньгами. ТК РФ определяет точный список людей, для которых подобная замена даже при наличии письменно выраженного желания исключена:

• беременные женщины;
• младше 18 лет;
• работающие с вредными или опасными условиями (в данном случае исключение — компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении). Эта же категория вправе в соответствии с отраслевым соглашением и письменным желанием трудящегося частично заменить отдых деньгами в части, превышающей установленный минимум в 7 календарных дней. Это значит, что при наличии у сотрудника права на отдых длительностью 10 дней три из них можно поменять на денежное возмещение;
• подвергшиеся действию радиации при аварии на ЧАЭС (Письмо Минтруда от 26.03.2014 № 131-7/В-234).

Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск в любом случае?

Возможность получения компенсации ограничена: во-первых – длительностью дополнительного отпуска, а во-вторых – категорией работников.

Первое ограничение основано на том, что замена отпуска денежной компенсацией в 2018 г. возможна только для части отпуска, превышающей 28 дней в год. Отдыхать столько времени, в частности, имеют право:

• педагоги (ст. 334 ТК РФ),
• инвалиды (закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ),
• те, кто трудится больше стандартной длины рабочего дня (ст. 119 ТК РФ),
• те, кто работает во вредных или опасных условиях (ст. 117 ТК РФ),
• работающие в условиях Крайнего Севера и приравненных местностях (закон от 19.02.1993 № 4520-1),
• спортсмены и тренеры (ст. 348.10 ТК РФ).
• медработники (ст. 350 ТК РФ).

Однако не все из перечисленных категорий могут заменять дополнительные дни отпуска компенсацией. Статья 126 ТК РФ говорит, что компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 г. не может быть выплачена:

• Беременным.
• Несовершеннолетним.
• Работающим во вредных (опасных) условиях труда – в части «сверхнормативных» дней отдыха, предоставляемых для восстановления.

Кроме того, дополнительные дни отдыха для «чернобыльцев» тоже нельзя заменить деньгами. Это связано с тем, что закон № 1244-1 от 15.05.1991 о социальной защите пострадавших от аварии на ЧАЭС не предусматривает такие выплаты. На это указывает и Минтруд в своем письме от 26.03.2014 № 13‑7/В-234.

Расчет суммы

Оплата компенсации за неиспользованные дни отпуска рассчитывается исходя из среднедневного заработка, который определяется в соответствии с Едиными правилами исчисления средней заработной платы.

Компенсация = среднедневной заработок * количество рабочих дней

Для определения среднедневного заработка в расчетном периоде надо сумму начисленной заработной платы разделить на количество рабочих дней.

При исчислении средней заработной платы не учитываются выплаты, указанные в Приложении к правилам исчисления средней заработной платы (социальное пособие по временной нетрудоспособности является одним из таких видов выплат).

Расчет среднедневного заработка уволенного сотрудника:

Порядок расчета компенсации отпуска при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику согласно действующему законодательству. Сотруднику, проработавшему не менее 11 месяцев, но не более года, полагается компенсация за полный рабочий год.

— Аналогичное правило применяется, если работник отработал от 5,5 до 11 месяцев и увольняется в связи с сокращением штата, призывом на военную службу и ликвидацией организации, — говорит Игорь.

Если человек отработал менее 11 месяцев, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Согласно разъяснению Минтруда России, работнику, который отработал 10 с половиной месяцев, полагается полная компенсация неиспользованного отпуска.

Юрист обращает внимание на то, что при исчислении дней неиспользованного отпуска учитывается не календарный месяц, а фактически отработанный с даты приема на работу. За один полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска

— При расчете компенсации, подлежащей выплате, округление количества календарных дней неиспользованного отпуска в законе не предусмотрено, в связи с чем, если в организации для расчета компенсации принято округлять до целых дней, такое округление нужно делать не математическим способом, а в пользу работника, — отмечает эксперт. — Например, отпуск продолжительностью 20,4 календарного дня округляется до 21 дня, а не до 20 дней.

Список документов

Как правило, все расчеты делает работодатель. Каких-либо документов от сотрудника не требуется.

— В случае несогласия с суммой вы можете обратиться в бухгалтерию, чтобы вам распечатали и показали порядок расчета компенсации.

Добавим, что заявление на компенсацию неотгуленного отпуска следует писать, если вы продолжаете работать. В случае ухода вам она полагается автоматически.

Формула расчета и пример

При расчете полагающейся компенсации используется «средний дневной заработок» за предшествующие 12 месяцев, который рассчитывается путем деления фактической заработной платы за расчетный период на 12 и 29,3:

• 12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник увольняется;

• 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Для расчета суммы компенсации за дни неиспользованного отпуска необходимо средний дневной заработок сотрудника умножить на количество дней неиспользованного отпуска.

Примеры:

Человек трудоустроился 9 января 2021 года, а увольняется 4 июня 2021-го. Количество дней отпуска за этот период с учетом округления до целого числа месяцев (4 месяца — с 9 января по 8 мая 2021 и 27 дней — с 9 мая по 4 июня 2021) составит 11,65 дня (2,33 дн. x 5 мес.).

— На средний дневной заработок влияет очень много факторов: отработал или нет работник 12 месяцев, ходил или нет в этом периоде в отпуск или на больничный. Поэтому простой пример расчета привести очень сложно, и необходимо рассчитывать средний дневной заработок индивидуально с учетом особенностей конкретного гражданина, — делится Игорь Катрич.

Срок выплаты

— Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения, — объясняет эксперт.

Если сотрудник в свой последний день в компании на рабочем месте появился, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Ответственность за невыплату

За невыплату компенсации за неиспользованный отпуск и иных сумм, причитающихся работнику при увольнении, установлена такая же ответственность, как за невыплату заработной платы при увольнении работника.

— Речь идет об административной ответственности по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ ¹ (для юридического лица штраф за первое нарушение до 50 тысяч рублей, за повторное до 100 тысяч). Наказать могут как само юридическое лицо, так и должностное лицо, допустившее данное нарушение, — предупреждает Катрич.

Также предусмотрена уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ², если невыплата вызвана корыстной или личной заинтересованностью руководителя организации. Санкция – вплоть до лишения свободы на срок до трех лет. Человек, впервые совершивший преступление по ч. 1 или 2 ст. 145.1 УК РФ, освобождается от ответственности, если в течение двух месяцев со дня возбуждения уголовного дела полностью погасил задолженность, а также уплатил проценты (компенсацию).

Кроме того, на задолженность начисляются проценты в размере не ниже 1/150 ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации³ за каждый день просрочки, а еще работнику полагается возмещение морального вреда за факт задержки.

Правила определения дат, относящихся к компенсации за отпуск

Различия в видах производимых выплат находят отражение в разделе 2 формы 6-НДФЛ. Обусловлены они разными правилами определения 2-х из 3-х дат, отображающихся в комплекте строк 100-140, характеризующих каждую из выплат, приводящих к удержанию и уплате налога с доходов:

• получения дохода;
• уплаты налога с него в бюджет.

Третья дата (удержания налога) зависит не от вида выплачиваемой суммы, а от способа, которым осуществлен платеж. При выдаче деньгами (как наличными, так и переводимыми на банковскую карту) она соответствует дню, в который произведена выплата (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Для компенсаций за отпуск одинаковыми окажутся правила определения и 2-х других дат:

• Дня получения дохода. Он окажется соответствующим дню его выплаты. Для компенсации за отпуск, входящей в состав расчета при увольнении, это прямо установлено в п. 2 ст. 223 НК РФ. А для компенсации, выплачиваемой без увольнения, этот день тоже следует считать днем платежа (согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), поскольку иные сроки для такой выплаты неприменимы.
• Дня истечения срока для платежа по налогу в бюджет. Его нужно будет определять как день, наступающий за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ), применяя при совпадении этого дня с выходным правило переноса даты на более позднюю, соответствующую ближайшему буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Сама выплата будет приурочена:

• при увольнении — к последнему дню работы;
• при платеже без увольнения — к тому дню, когда будет выдана рассчитанная к уплате сумма.

В последнем случае платеж может быть как самостоятельным, так и осуществляемым совместно с выплатами иного назначения. Однако в одном комплекте строк 100-140 вместе с иной выплатой компенсацию, выплачиваемую без увольнения, можно будет показать только при совпадении дат получения дохода и срока уплаты налога.

При одновременной выплате с зарплатой или отпускными/больничным такого совпадения не будет, т. к. в первом случае различающейся окажется дата получения дохода, а во втором — день истечения срока платежа по налогу.

Деньги за дни неиспользованного ежегодного отпуска выплачивают в день увольнения работника или, если речь об увольнении не идёт, а количество накопившихся дней превышает 28, по письменному заявлению сотрудника. Во втором случае компенсацию выплачивают только за дни, которые не использованы в течение прошлых лет.

Размер компенсации считают так же, как отпускные: доход за последние 12 месяцев делят на фактически отработанное за этот период время, а потом умножают на количество неиспользованных дней отпуска.

При этом важную роль играет стаж: сотрудник получает 28 дней отдыха за каждый год, а срок работы округляют до количества месяцев. Если сотрудник отработал два года и семь с половиной месяцев, его стаж составит два года и восемь месяцев.

Нельзя заменить компенсацией отпуска: беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, а также сотрудникам, занятым на вредных работах.