Семейное положение в т2

Личная карточка работника Т-2ГС (МС): порядок заполнения и образец

• 1 Зачем нужна личная карточка?
• 2 Состав личной карточки Т-2ГС (МС)
• 3 Заполняем личную карточку работника Т-2ГС (МС): образец 2019

Прием работника на государственную или муниципальную службу всегда имеет много формальностей. В их числе — заполнение довольно объемной личной карточки работника, которая составляется на специальном унифицированном бланке. Ознакомимся с его назначением, структурой, а также с особенностями отражения данных в карточке.

Способы оформления личной карточки работника

Программное обеспечение программ по кадрам и заработной плате содержит личную карточку работника, образец которой можно найти на страницах социальных сетей, посвященных теме бухгалтерии и кадрового учета.

Поскольку данные в программу вносятся после оформления новой штатной единицы кадровым органом, то наиболее простой способ оформления – иметь бланк личной карточки работника.

Он заполняется в его присутствии, полученные сведения заверяются подписью нового сотрудника.

Образец бланка личной карточки работника скачать можно заранее из Интернет-ресурсов. Этот документ включает в себя 11 разделов.

Первичные данные заполняются представителем кадровой службы, для оформления вновь принятый сотрудник должен предоставить документы:

1. удостоверяющие личность;
2. полученного образования (предъявляется даже при совпадении с профилем работы);
3. ИНН, при наличии;
4. свидетельство пенсионного страхования (в случае, если трудового стажа не было на момент принятия на работу, оформляется кадровым органов с последующим занесением номера сведения);
5. воинского учета для военнообязанных;
6. трудовую книжку.

Как производится расчет пени при неуплате налогов?
Описание процедуры перехода с ОСНО на УСН.

Для записи сведений также понадобится приказ о приеме на работу и трудовой договор.

Остальная информация носит осведомительный характер и записывается со слов трудоустраиваемого лица.

Первоначальные данные заносятся вручную или на печатной машинке, при этом допускается объединение методов, в дальнейшем информация добавляется по мере поступления.

Записи заверяются подписью сотрудника и кадровиком, производившим начальное оформление.

Пример оформления личной карточки Т-2

Разберём пример заполнения. Это несложный бланк, справиться с которым в состоянии даже новичок в делопроизводстве. Любой из 11 разделов оформлен в виде таблицы, где все строки и графы подписаны. Остаётся только заполнить данные.

Документ начинается с шапки, где указывают:

• дату составления (обычно совпадает с датой начала трудовых отношений или максимально приближена к нему);
• табельный номер (назначается учреждением по порядку трудоустройства);
• СНИЛС;
• первую букву фамилии (в графе «Алфавит»);
• характер работы — основная или по совместительству;
• пол.

В главе 1 будет информация об имени, дате рождения, гражданстве. Ниже в специальной таблице рассказывают о законченных вузах и сcузах и имеющихся дипломах. Имеются ввиду техникумы, университеты и послевузовское образование, имеющееся у работника на момент вступления в должность. Уже на втором листе рассказывают о семейном положении и близких родственниках (супругах, родителях, братьях и сестрах), адресах и контактных данных.

Раздел 2 посвящается воинскому учёту и формируется на основе данных военного билета. У невоеннообязанных эта таблица остаётся пустой. Данный раздел подписывают специалист отдела кадров и сам подчинённый.

Разделы 3-6 будут оформляться уже по ходу совместной работы, изначально в них ничего писать не нужно. Здесь будет информация о назначениях на новые должности, повышении квалификации, профессиональной переподготовке.

В разделе 7 указывают все почётные звания и награды сотрудника — они нередко гарантируют дополнительные выплаты к окладу. В строки в разделе 8 вносят информацию об отпусках — их разновидности и продолжительности, точных сроках. В разделе 9 указывают, есть ли у сотрудника право на социальные льготы.

В раздел 10 заносят все данные, имеющее значение для работодателя, но не предусмотренные другими разделами. Например, нередко просят отразить принадлежность к политическим партиям и общественным объединениям. На практике в большинстве карточек строка остаётся пустой.

Оформление завершится датой расторжения трудового контракта и реквизитами приказа об увольнении.

Заполнение карточки работника в 1С ERP

1. Форма личной карточки работника

Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, на основании приказа (распоряжения), работодателем вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке работника.

Рассмотрим, что из себя представляет форма Личной карточки работника и как с ней работать в 1С. В статье пример рассматривается в функционале конфигурации 1С:ERP 2. Приблизительно так же это выглядит и в 1С:ЗУП 3 и в 1С:КА 2.

Карточка состоит из титульной части и 11 разделов: «I.Общие сведения», «II.Сведения о воинском учете», «III.Прием на работу и переводы на другую работу», «IV.Аттестация», «V.Повышение квалификации», «VI.Профессиональная переподготовка», «VII.Награды/поощрения, почетные звания», «VIII.Отпуск», «IX.Социальные льготы», «X.Дополнительные сведения», «XI.Основание прекращения трудового договора (увольнение)».

Для государственных (муниципальных) служащих дополнительно присутствует раздел «Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания».

Заполнение данных работником кадровой службы должно производиться по предоставлению физическим лицом паспорта, трудовой книжки, ИНН, СНИЛС, военного билета и документа об окончании учебного заведения.

Заполнение карточки работника производиться сотрудником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору.

Работник должен заверить корректность данных в разделах I — III Личной карточки своей подписью.

На протяжении периода работы, при изменениях в разделе III, работника следует ознакомить с каждой новой записью (под расписку в его личной карточке).

В 1С: ERP 2 источником данных для заполнения карточки работника является как сам справочник «Сотрудники», так и наборы данных к которым можно перейти из него.

2. Справочник «Сотрудники»

В справочнике «Сотрудники» указывается Организация, фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН, пол, СНИЛС и табельный номер.

Для заполнения других данных Личной карточки работника предназначены закладки «Личные данные», «Образование, квалификация», «Семья», «Трудовая деятельность», «Кадровые документы», «Воинский учет» и «Отсутствия».

На практике форма Личной карточки работника печатается после заполнения информации о сотруднике в программе учета 1С. Далее возможно ручное ведение Личной карточки работника при поступлении дополнительных данных о работнике. Допускается и полное ведение Личной карточки работника вручную на бланке Т-2.

Место рождения, гражданство, данные документа, удостоверяющего личность, адреса по прописке и проживанию, контактные данные указываются на закладке «Личные данные».

Сведения об образовании указываются на закладке «Образование, квалификация».

Сведения о стаже и наградах указываются на закладке «Трудовая деятельность». Причем значения стажей может быть разным. Для больничных – один стаж, для выслуги лет (если она установлена на предприятии) – другой.

Сведения и семейном положении и членах семьи указываются на закладке «Семья». У членов семьи указываются степень родства, фамилия, имя, отчество, и дата рождения.

Сведения о воинском учете указываются на закладке «Воинский учет» (опция доступна, если в настройке программы установлено «Ведется воинский учет»). Информация выбирается из справочников, которые являются предустановленными, кроме воинского звания и военкомата.

Сведения о приеме на работу и кадровых перемещениях указываются на Закладке «Кадровые документы». В личной карточке помимо даты приема, должности и подразделения отображаются также № приказа, его дата, характер работы (по умолчанию принимается «постоянно», но если на закладке «Трудовой договор» указан признак «Срочный трудовой договор» – «временно»). Также при выборе значений вида занятости («Основное место работы», «По внешнему совместительству», «По внутреннему совместительству») в 1С в личной карточке заполняется «Вид работы».

Сведения об отпусках указываются на закладке «Отсутствия».

Получить форму «Личная карточка работника» можно из справочника «Сотрудники».

Рассматриваемый документ является документом, срок хранения которого определен как семьдесят пять лет с момента увольнения работника согласно нормативам.

На этой странице работник должен проверить информацию о себе и поставить подпись.

При переводе сотрудника на другую должность (раздел III), сотрудника следует ознакомить с записью под роспись.

При увольнении на этой странице работник должен проверить информацию о себе и поставить подпись.

Также обращаю внимание, что возможно получение «Личных карточек работников» на несколько сотрудников через Кадровые отчеты, отчет «Личные карточки (Т-2)».

По кнопке «Настроить» можно подобрать несколько сотрудников (существуют также отборы по подразделениям и должностям) и распечатать несколько личных карточек.

Через расширенную настройку можно получить бланк Т-2 по принятым сотрудникам.

3. Доступ к личной информации

ВАЖНО! Информация о лице, указанная в Личной карточке работника является персональными данными.

В Федеральном законе «О персональных данных» № 152-ФЗ и в Постановлении правительства № 1119 («Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных») указаны обязанности и требования по обработке персональных данных, а также ответственность за их невыполнение.

Поэтому при получении от физического лица персональных данных, необходимо получить письменное согласие на их обработку.

В 1С: ERP это можно выполнить следующим образом: по кнопке «Печать» в справочнике «Сотрудники» создать и заполнить документ «Согласие на обработку ПДн», после чего распечатать типовую письменную форму согласия для подписания этого документа владельцем персональных данных.

Согласно политики организации с сотрудников отдела кадров может быть взята подписка о неразглашении информации (Обязательство о неразглашении ПДн).

Для организации доступа к личной информации, хранимой в 1С: ERP, существуют типовые механизмы в виде «Настройки пользователей и прав». С помощью групп доступа, профилей и разрешений на роли следует ограничивать права пользователей на эту информацию.

Как правильно заполнить личную карточку сотрудника

Унифицированная форма т2 состоит из разделов, каждый из которых необходимо заполнить.

В верхней части документа указывается название компании и ее код постановки на учет в органах статистики (ОКПО). Ниже заполняется дата ее оформления, табельный номер работника, его ИНН, СНИЛС, информация о характере (разъездной и т.д.) и типе работы (по совместительству или основная), а также его пол.

Общие сведения

В этой части надо записать дату и номер оформленного с ним трудового контракта.

Карточка формы т 2 должна содержать сведения о Ф.И.О., а также точной дате рождения сотрудника. Далее заполняется информация о месте его рождения и гражданстве с проставлением соответствующих кодов. Нужно записать данные о степени владения иностранным языком. Ниже указывается образование работника с расшифровкой сведений по каждому образовательному учреждению, реквизитов аттестата или диплома, годах окончания, присвоенным квалификациям и специализациям.

Если у специалиста есть послевузовское образование, то соответствующие данные надо заполнить в таблице. Далее указывается профессия и ее код в соответствии с ОКПДТР, по которой работник в соответствии с заключенным соглашением будет осуществлять свою трудовую деятельность. Их может быть несколько.

Карточка работника должна содержать данные о стаже работника (общий, непрерывный, в организации) на определенную дату, выраженную в днях, месяцах и годах. Как правило, это дата приема на работу. Все данные сведения можно посчитать на основании трудовой книжки работника.

В строке «Состояние в браке» отмечается семейное положение сотрудника, а ниже нужно расписать состав членов семьи с указанием их родства, личных данных и года рождения родственников.

В личной карточке нужно обязательно записывать информацию об адресе работника как по паспорту, так и фактическому, а также дату постановки на учет по месту жительства.

Ниже указывается номер телефона, желательно стационарный и мобильный.

Сведения о воинском учете

Данные сведения заполняются только по военнообязанным на основании их военного билета. Здесь указываются категория запаса, воинское знание, состав, кодовые обозначения ВУС, категория годности. Далее записывается название военного комиссариата по фактическому адресу и сведения о том состоит или снят с учета работник.

Менеджер по кадрам должен расписаться в заполненной карточке с указанием должности и своих личных данных. После этого он передает карточку работнику для ознакомления и проверки правильности внесения данных. Достоверность информации принимаемый на работу подтверждает своей подписью, также он ставит дату подписания.

Прием на работу и переводы на другую работу

Данная часть представляет собой таблицу, содержащую информацию о дате приема (перевода), названии структурного подразделения, где работает сотрудник, его профессии, размере оплаты труда, Сюда же в «Основание» вносятся реквизиты соответствующих приказов. Каждая запись в разделе должна быть завизирована работником.

Аттестация , повышение квалификации, профессиональная подготовка

Если работник проходил аттестацию в самой организации, либо повышение квалификации или переподготовку в соответствующих учреждениях, необходимо заполнить данные о периоде обучения, реквизитах подтверждающих документов, присвоенных квалификациях, специальностях. Здесь же указываются основания, в соответствии с которыми проходило обучение, переподготовка, аттестация.

Поощрения и награды

В случаях представления сотрудника к наградам, грамотам за добросовестный труд, сведения об этом заносятся в данный раздел с расшифровкой названия и реквизитами подтверждающих документов.

Отпуск

Социальные льготы и дополнительные сведения

Здесь нужно заносить информацию о категориях, которые предоставляют работнику льготные условия труда. Можно указывать сведения о наличии водительского удостоверения или других документах.

Личная карточка включает в себя и заключительный раздел, который содержит информацию о расторжении трудового договора: основание прекращения трудовых отношений, дата увольнения и реквизиты приказа об увольнении сотрудника.

После увольнения форма Т2 также подписывается инспектором по кадрам и самим работником, с расшифровкой их личных данных.

Когда заполнять личную карточку обязательно

Личную каточку обязательно нужно заводить, если у вас трудится военнообязанный или призывник.

Военнообязанными считаются те, кто состоит в запасе Вооруженных Сил Республики Беларусь либо других воинских структур.

Призывником называется мужчина, который закреплен к какому-либо призывному участку.

Не зависимо от того, призывник у вас трудится или военнообязанный, личные карточки заполняются на них по одному образцу.

Требования к заполнению личных карточек на работника

1. Формат карточки по закону установлен 203 x 180 мм.
2. Карточка состоит из четырех разделов: общая информация о сотруднике, информация о нахождении на воинском учете, назначения и перемещения сотрудника, отпуска.
3. Все графы в карточке должны быть разборчиво и полностью заполнены.
4. Информация для заполнения берется из паспорта, документов об образовании, трудовой книги, военного билета или удостоверения призывника.
5. Когда карточка заполнена, ее должен подписать сотрудник, который несет ответственность за воинский учет. Он же ставит дату заполнения карточки.

Структура личной карточки по форме Т-2

Личная карточка представляет собой брошюру из двух листов формата А4, заполненных с обеих сторон.

Разделы личной карточки Т-2:

1. Общие сведения. Это самый большой раздел в личной карточке сотрудника, он занимает почти две страницы, то есть половину всего бланка. В нем указываются данные из основных документов работника: паспорта, трудовой книжки, диплома, а также ведомости записываются со слов самого работника.
2. Сведения о воинском учете. Заполняется только в отношении тех категорий граждан, которые имеют военный билет, то есть в той или иной степени являются военнообязанными .
3. Сведения о приеме на работу и переводах. Заполняется на основании приказов по личному составу, за каждую вносимую запись работник должен расписаться.
4. Аттестация. Заполняется только в том случае, если в организации практикуется проведение аттестации работников. Тогда сюда вносятся сведения о дате проведения аттестации, и решение комиссии.
5. Повышение квалификации. Заносятся сведения о прохождении работником повышения квалификации, если она имела место.
6. Профессиональная переподготовка. Заполняется аналогично предыдущему пункту.
7. Сведения о наградах и поощрениях. Заносятся все сведения о наградах, почетных знаках и званиях, к которым работник был представлен во время работы. Можно также занести сведения о предыдущих наградах, если работник предоставил о них сведения или если такие награды предоставляют ему определенные льготы.
8. Отпуск. Один из самых важных разделов. Сюда заносятся все сведения об отпуске сотрудника: когда, сколько дней и в какое время ему предоставлялось. Также заноситься период, за который этот отпуск предоставлялся. Если другие подразделы, такие как аттестации и квалификация не всегда заполняются, то ведению этого раздела нужно уделить максимум внимания.
9. Социальные льготы. Заполняется только в том случае, если сотрудник относится к категории граждан, для которых предусмотрены указанные льготы.
10. Прочие сведения. Сюда вносятся сведения не подходящие под прочие разделы. Например, можно делать запись о совмещении, совместительстве , взысканиях.
11. Увольнение сотрудника. Заключительный раздел личной карточки Т-2. Сюда вносятся сведения об увольнении сотрудника, реквизиты приказов и основания, по которым трудовой договор был расторгнут. В этом разделе предусмотрена подпись работника.

Где можно скачать образец документа?

Образец карточки Т2 скачайте по этой ссылке.

Заполнение формы при приеме сотрудника

Часть карточки Т-2 заполняется при оформлении сотрудника на работу. Сюда относятся разделы 1, 2, 3, 7, 9. Причем два последних заполняются, если сотрудник представил соответствующие документы.

Как грамотно заполнить лицевой счёт работника? Подробную инструкцию смотрите по ссылке.

Сведения, которые вносятся в вышеуказанные разделы:

• ФИО сотрудника, дата и место его рождения:
• данные о полученном ранее образовании;
• данные об имеющейся специальности или профессии, сюда можно внести наименование должности, на которую принимается сотрудник.
• стаж работы на момент приема сотрудника, если имеется льготный стаж, то для его внесения предусмотрена отдельная строка.
• семейное положение и состав семьи – может записываться со слов сотрудника, а может не заполняться совсем, поскольку свидетельство о браке и рождении детей не являются обязательными документами, предъявляемыми при поступлении на работу.
• данные паспорта;
• адрес прописки и адрес местожительства, телефон.
• отношение к воинской обязанности;
• данные о приеме на работу.

После заполнения раздела 2 свою подпись должны поставить сотрудник отдела кадров и работник.

Сведения, вносимые в ходе работы сотрудника

При трудовой деятельности работника также могут возникать ситуации, когда необходимо внесение сведений в личную карточку Т-2. В первую очередь это сведения об отпусках. В данный раздел необходимо вносить сведения не только о ежегодных отпусках, но и обо всех прочих. Таких как:

• дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск без сохранения оплаты;
• учебный отпуск;
• отпуска, связанные с материнством.

Также в ходе работы заполняются следующие сведения:

• аттестация;
• обучение и профессиональная переподготовка;
• перевод сотрудника;
• прочие разделы, по которым необходимо внести изменения.

Оформление различных актов – прямая задача бухгалтера. Как заполнить акт приёма-передачи товара смотрите в данном материале.

Сведения, вносимые в форму при увольнении сотрудника

Для внесения сведений об увольнении отводится последний раздел карточки Т-2. Туда вносится приказ об увольнении и статья ТК РФ, по которой оно произведено.

Заполнением этого раздела не стоит пренебрегать, особенно если все кадровое делопроизводство в организации ведется вручную. Если сведения об увольнении сотрудника понадобятся, то их легче найти в карточке, чем в книгах приказов.

После того, как данный раздел заполнен, карточка закрывается подписью сотрудника отдела кадров и уволенного работника.

Также на это может обратить внимание инспектор при плановой или внеплановой проверке кадровой документации предприятия.

В каком порядке осуществляется возврат средств покупателю по безналичному расчёту? Ответ на этот вопрос – по ссылке.

Образец личной карточки. Награды и прочее.

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Прием на работу. Споры вокруг личной карточки работника.

Форма № Т-2 или свободная форма?

Личная карточка работника имеет унифицированную форму №Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Мы уже говорили, что с 2013 года негосударственные организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы учетных документов (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). При этом первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Но существуют другие нормативно-правовые документы, регламентирующие содержание личной карточки работника:

1. п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) регламентирует заполнение сведений о воинской обязанности;
2. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) устанавливают необходимость фиксировать в личной карточке сведения о работе.

А ведь эти реквизиты не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Поэтому, если Вы будете разрабатывать форму личной карточки самостоятельно, возьмите за основу УФ Т-2, добавив (удалив) некоторые сведения и увеличив нужные разделы. Кстати, имеет смысл увеличить раздел «Отпуск». Ведь в этом разделе мы должны фиксировать не только ежегодные оплачиваемые отпуска (которые, к тому же, могут быть разделены на части), но и учебные, дополнительные, а также отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком.

И помните, что разработанные формы документов или применяемые УФ нужно утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Заполнение и кодировка данных в личной карточке

Личные карточки заполняются на всех работников, с которыми заключен трудовой договор. То есть, и на совместителей тоже! Личная карточка заполняется лицом, в обязанности которого входит оформление приема на работу. При заполнении личной карточки информация вносится во все ее части, включая зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

• предприятий и организаций (ОКПО),
• объектов административно-территориального деления (ОКАТО),
• информации о населении (ОКИН),
• специальностей по образованию (ОКСО),
• профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Извлечение из Общероссийских классификаторов скачайте для себя здесь.

Информация в личную карточку вносится на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. На основании паспорта гражданина РФ, документа об образовании, других документов заполняется раздел «Общие сведения». На основании военного билета или удостоверения призывника заполняется раздел «Сведения о воинском учете».

Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел. Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи, о фактическом месте проживания, номере телефона.

Роль подписей в личной карточке

Вторая страница формы № Т-2 закрывается подписью лица, ответственного за прием. Этой подписью кадровик подтверждает, что все сведения внесены им на основании подлинных документов в соответствии с нормами закона.

После подписи ответственного за прием на второй странице формы № Т-2 работник тоже расписывается и ставит дату. Эта подпись подтверждает, что все записанные на 1-2 страницах карточки сведения о нем верны, ошибок нет. Особенно это важно для подтверждения сведений, которые записаны со слов работника: семейное положение, фактический адрес проживания, телефон. Эти сведения могут пригодиться при направлении уведомлений работнику по почте, при разыскивании работника по телефону и адресу проживания и т.п.

При оформлении приема на работу вносится запись и в раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки. Работник должен расписаться и в этом разделе в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Эта подпись ознакомительная. Мы знакомим работника с записями, которые будут сделаны в его трудовой книжке.

Регистрировать или нет Т-2?

Нужен ли этот шаг? К сожалению, единого мнения среди кадровиков и юристов по этому вопросу нет. Существует два противоположных мнения.

Мое мнение — «регистрировать нужно». Основано на положениях ГОСТа Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен 01.01.1999 Госстандартом России).

«Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Другими словами, регистрация – это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Личная карточка как раз относится к таким учетно-справочным документам, поэтому ее регистрировать необходимо.

Мое мнение — «регистрировать нет необходимости». Основано, как ни странно, на положениях того же ГОСТа Р 51141-98.

Личная карточка работника не является основанием для каких-либо хозяйственных операций, юридических действий, издания распорядительных документов. Поэтому придавать личной карточке юридическую силу нет необходимости.

Да, это справочный документ, создаваемый в организации, но не преследует распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые цели. Срок оформления этого документа не установлен жестко в ТК РФ, поэтому нет необходимости в какой-либо ситуации доказывать, что личная карточка была создана в тот или иной день (час).

Кроме того, в унифицированной форме Т-2, разработанной Госкомстатом РФ, даже не предусмотрен реквизит «Регистрационный номер», а есть только «Дата составления», которая даже не должна совпадать с датой приема на работу. Поэтому регистрировать личные карточки работника не обязательно.

Если Вы ведете Книгу (журнал) учета личных карточек, помните, что срок хранения этой регистрационной формы -75 лет. Книга не имеет установленной формы и разрабатывается каждым работодателем самостоятельно.

Личные карточки работников хранятся отдельным массивом. Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки (шкафы, стеллажи), в которых карточки располагаются по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

Если раньше личные карточки стояли в открытом доступе на столе кадровика, то теперь, в целях соблюдения Закона «О персональных данных», их нужно хранить в недоступном для третьих лиц месте. Например, прятать каждый раз в запирающийся шкаф (сейф).