Как скреплять степлером документы лучший ответ

Чем регламентируется оформление многостраничного документа нотариусом? Как его сшивать – нитками или скобами степлера?

В № 4 за 2013 год были рассмотрены и практический, и теоретический аспекты сшивания многостраничных документов. Оно необходимо для обеспечения целостности документа как материального носителя информации.

Смотрите ответ на вопрос «Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? Чем это регламентируется?» на нашем сайте.

Обязательность способа сшивания в момент нотариального удостоверения, а также техника и материалы сшивания напрямую не регламентируются Правилами нотариального делопроизводства (утв. приказом Минюста России от 19.11.2009 № 403 (в редакции приказа от 23.11.2010 № 360) и решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 № 11/09).

О сшиве основного документа и его приложений читайте в статье «Загадки в оформлении приложений»

Конечно же, техника сшивания – это «ремесло» нотариуса, который занимается частной практикой, или нотариуса, который совершает нотариальные действия, работая в государственной нотариальной конторе. Давайте исходить из прямых значений слов и смысла понятий, применяемых в законодательстве и нормативных правовых актах. Если в них говорится именно о сшивании и прошивании (а не о скреплении), то никакой степлер с металлическими скобами применяться не может.

Так, ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в ред. от 05.04.2013) устанавливает, что листы документа, представленного для совершения нотариальных действий, объем которого превышает один лист, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

В тексте Правил нотариального делопроизводства неоднократно упоминается необходимость прошивать документы и подшивать их в дела, а в п. 83 напрямую говорится, что концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, а часть – на листе.

Все это означает прежде всего применение ниток при сшивании (на практике оптимальным является сшивание многостраничного документа на три отверстия льняными или хлопчатобумажными нитками). Впрочем, сейчас на рынке есть довольно много материалов для оформления удостоверительных надписей нотариусов – тонкие ленты различных цветов, разного цвета и формы наклейки с клеящей поверхностью и т.п. Необходимо только помнить, что чем проще и «натуральнее» материалы для сшивания, тем более они пригодны для долговременного или постоянного хранения удостоверяемых документов.

Выбери вариант доступа

Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

• Свежие
• Посещаемые

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Как организовать составление описей дел сотрудниками архива?

В нашей организации (коммерческой) не составлялись описи дел (организация существует давно), но есть номенклатура дел и ежегодно производится уничтожение документов на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению. Могут ли сотрудники архива сами оформлять описи дел постоянного и временного хранения, чтобы структурные подразделения не создавали свои описи дел при подготовке дел к сдаче в архив. Как это организовать? Создавать описи на дела каждого отдела отдельно или сразу оформлять одну сводную опись дел постоянного и временного сроков хранения, т.е. на все отделы и документы сразу? И является ли это обязательным?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?