Как пользоваться степлером на документы

Как сшивать документы

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

• Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
• ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Подготовка инструмента к работе

В нашем случае механический степлер будет использоваться для крепления поролона и обивочной ткани к сиденью банкетки. Для этого нужно правильно подобрать крепежные элементы. В зависимости от толщины поролона, выбирайте такие скобы, которые при креплении захватят сам материал и основание. Лучше брать крупные, размером в 14 – 16 мм, чтобы материал был надежно зафиксирован. Но помните, что размер скоб не должен превышать максимально допустимый показатель для инструмента, с которым Вы работаете. Иначе, не получится вставить их в магазин, а если это и удастся, то велика вероятность того, что они застрянут.

Выбор крепежных элементов для прибивания обивки зависит от того, какой материал Вы будете использовать:

• Для бархата, флока, хлопка или льна нужны мелкие скобы, размером в 4 – 6 мм (они не повредят тонкую ткань и хорошо ее зафиксируют).
• Для более плотных материалов, таких как кожа, замша, микрофайбер, подойдут скобы размером в 8 – 10 мм.

Помните, что лучше покупать фирменные расходные материалы. Ведь некачественные крепежные элементы могут испортить изделие или стать причиной поломки самого инструмента. Оригинальные скобы не застрянут в степлере, не сломаются и не погнутся, они отлично входят в материал с первого раза, поэтому расходуются очень экономно.

Помните о своей безопасности! Работая с острыми скобами и гвоздями, используйте средства индивидуальной защиты. Обязательно надевайте перчатки, чтобы при случайном вылете крепежных элементов, руки были защищены. Также, это поможет избежать соскальзывания ладони, что очень важно при проведении таких кропотливых работ, как обивка мебели.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Как вносить входящие документы с помощью «Скан-Архива»

Чтобы в документах был порядок, каждый организация разрабатывает правила работы с документами. Если организация внедрит «Скан-Архив», многие процессы станут легче: находить и контролировать документы поможет программа. Но в регламенты работы с документами понадобится внести некоторые изменения.

Рекомендации по работе с документами

1. Не скреплять документы между собой скобами. Во многих организациях принято перед передачей документов контрагенту скреплять комплект документов степлером. Это удобно при работе с документами, но замедляет внесение документов в скан-архив, поскольку оператору приходится тратить дополнительное время на раскрепление листов. Для упрощения процесса можно принять следующий вариант работы:
   • Менеджер печатает два экземпляра всех финансовых документов (экземпляр покупателя и собственный).
   • Экземпляр покупателя можно скрепить степлером, если это необходимо.

Из собственных экземпляров:

• Документы, на которые не требуется получать подпись и печать контрагента (например, счета-фактуры), ему не передаются, а сразу складываются менеджером в стопку для передачи оператору «Скан-Архива».
• Документы, которые передаются контрагенту для получения его подписей и печатей, скрепляются обычными скрепками (не степлером).

Порядок работы с входящими документами в версии «Стандарт»

Механизмы «Скан-Архива» ориентированы, прежде всего, на обработку исходящих документов. Причина в том, что механизм идентификации документов построен на распознавании штрихкодов, а штрихкоды (в нужном формате) печатаются на документах в том случае, если документы распечатываются из этой же базы – то есть на исходящих документах. Для входящих документов (документы, которые подготовлены и распечатаны в другой информационной базе) этот способ не подходит.

В версии «ПРОФ» имеется возможность автоматической идентификации таких документов по ключевым реквизитам.

В версии «Стандарт» нет полностью автоматического сценария обработки. Но включение входящих документов в скан-архив возможно несколькими способами:

• Вручную указывать объект (документ или элемент справочника), к которому следует привязать скан-образ. В «Скан-Архиве» есть возможность сделать процесс более удобным за счет установки фильтра по видам и реквизитам объектов.
• Формировать этикетки со штрихкодами и наклеивать их на входящие документы.

Рассмотрим подробнее порядок работы с использованием этикеток.

Для такого варианта работы потребуется приобрести и подключить к рабочему месту сотрудника, печатающего этикетки, дополнительное устройство – принтер этикеток (термопринтер или термотрансферный принтер). В информационную базу следует подключить с помощью штатного механизма внешних печатных форм дополнительную печатную форму «Печать этикетки» (входит в поставку «Скан-Архива» — обработка «ПечатьЭтикетки.epf» для встраиваемого режима и «БРС_ПечатьЭтикетки.epf» для внешнего режима работы со «Скан-Архивом»). Эту печатную форму следует подключить к видам документов, к которым должны прикрепляться скан-образы входящих документов (например, документ «Поступление товаров и услуг»).

Порядок действий пользователя при обработке входящего документа:

1. Создать документ в информационной базе, заполнить необходимые реквизиты и записать документ в базу.
2. Вызвать из формы документа дополнительную печатную форму «Печать этикетки». Откроется запрос типа печатной формы, для которой следует формировать штрихкод и печатать этикетку. Пользователь должен выбрать тип печатной формы и нажать «ОК».
3. Механизмы «Скан-Архива» сформируют для документа штрихкод (или найдут в базе уже сформированный штрихкод, если этикетка уже печаталась раньше). В результате будет сформирована и открыта печатная форма, содержащая штрихкод для документа.

Дальнейший порядок обработки такого документа с этикеткой полностью совпадает с процессом обработки исходящих документов, на которых штрихкод напечатан.

Штрихкоды, формируемые для печати на этикетках, отличаются от тех, которые формируются при печати штрихкодов на исходящих документах. Такие штрихкоды не содержат описания документов (уникальный идентификатор или набор ключевых реквизитов), а формируются как последовательные числовые значения вида «00000000001», «00000000002» и т.д. В терминах «Скан-Архива» такие штрихкоды называются абстрактными.

Штрихкод формируется один раз, перед первой печатью этикетки для данного объекта, и записывается в регистр сведений «Штрихкоды объектов». Такой порядок позволяет настроить автоматическую работу с входящими документами в том случае, если контрагент, предоставляющий вам эти документы,»Скан-Архива»м печатает на них свой штрихкод и при этом предоставляет описание документов в электронном виде (например, в формате XML). Тогда можно включить в описание документа и его штрихкод, а при чтении описания записывать уже готовый штрихкод в базу, в регистр «Штрихкоды объектов». В этом случае можно исключить из процесса обработки ручные операции — печать и наклейку этикеток.

Типы сшивания

Различают несколько методов скрепления листов:

• закрытый. Это тип скрепления, с которым знакомы большинство работающих в офисе людей. Степлер подгибает края скоб внутрь. Такой метод считает наиболее надежным;
• открытый. Здесь все происходит совсем наоборот. Края скоб выходят и загибаются наружу. При таком способе скрепления листы бумаги легко разъединить;
• особый, подразумевающий использование степлера с прямыми скобками. Когда применяют такой прибор? Например, если нужно прикрепить документ к специальной доске из мягкого материала.

Правильная укладка пароизоляции

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок. После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Как сшивать документы и кому это нужно

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано, в частности, национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, приказом ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ и др. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах. Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д. Зато есть требования ведомств, есть корпоративные правила… Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность, защитить от изменений, ну чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами. Что действительно важно:

1. Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
2. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
3. На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Требования в копиям документации

#1 ЛЕО ЛЕО —>

• Наверх

#2 Kostilio Kostilio —>

ОбратитьсяПубликации

ЛЕО
ОСНОВЫ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.
В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

Сообщение отредактировал МКВ: 17 November 2006 — 15:57

• 0

• Наверх

#3 anna-222 anna-222 —>

• 0

• Наверх

#4 ЛЕО ЛЕО —>

ЛЕО
Идите к другому нотариусу! Выписки же они без проблем заверяют, а налоговая только степлером прошивает!

Так дело то именно в выписке ЕГРЮЛ, прошитой степлером. Не заверяет ни один нотариус нашего славного города.

Добавлено в [mergetime]1163764743[/mergetime]

ЛЕО
ОСНОВЫ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Статья 45. Требования к документам, представляемым для совершения нотариальных действий

Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, имеющие подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, а также документы, исполненные карандашом.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.
В документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

• 0

• Наверх

#5 Kostilio Kostilio —>

ОбратитьсяПубликации

это не оспариваю. Я уточняю акт, где закреплена возможность заверения копия, прошитых степлером.

• 0

• Наверх

#6 kuropatka kuropatka —>

ОбратитьсяПубликации

Я уточняю акт, где закреплена возможность заверения копия, прошитых степлером.

• 0

• Наверх

#7 Lucy Lucy —>

Идите к другому нотариусу! Выписки же они без проблем заверяют, а налоговая только степлером прошивает!

Это ничем не запрещено — так вернее.

• 0

• Наверх

#8 -Гость-

• 0

• Наверх

#9 tkrotova tkrotova —>

См. сайт ФНП
Обзор вопросов применения законодательных норм
О некоторых вопросах, связанных с применением в нотариальной практике отдельных норм гражданского и иного законодательства Российской Федерации (Обзор № 7)

4. О возможности скрепления листов документа в нотариальном делопроизводстве с использованием новых технических средств, в том числе, путем их фиксации металлическими скобами с помощью степлера

Позиция Федеральной нотариальной палаты по указанному вопросу заключается в следующем.
В настоящее время в нотариальной практике в большинстве случаев применяется скрепление нескольких листов одного документа с помощью швейной иглы и нитей. Традиция применения этого способа соединения нескольких листов в один документ сложилась исходя из применения термина, содержащегося в статье 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате — «прошить», а также в повторивших указанный термин Методических рекомендациях по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 15.03.2000 № 91.
По мнению Федеральной нотариальной палаты, в названных нормативных правовых актах термин «прошить» применен не в буквальном смысле использования только швейной иглы и нити, а в том смысле, что соединение нескольких листов в один документ должно обеспечивать сохранность документа как единого целого. Исходя из этого не могут исключаться способы соединения нескольких листов с использованием новых технических средств, в том числе, путем их фиксации металлическими скобами с помощью степлера с последующим наклеиванием на скобу бумажной наклейки, на которой проставляется отметка о количестве скрепленных листов с наложением подписи уполномоченного лица, скрепленной печатью, если таким образом обеспечивается неизменность изготавливаемого документа.
Согласно статье 9 Основ нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой. Федеральной нотариальной палатой подготовлен и направлен в Министерство юстиции Российской Федерации проект Правил нотариального делопроизводства, в котором предусмотрено, что при подготовке дел к архивированию допускается применение нотариусом иных (в отличие от швейной нити и иглы) способов скрепления документов, в том числе с использованием новых технических средств. Названный проект в настоящее время в Министерстве юстиции Российской Федерации рассматривается.

Торговая марка

Brauberg — новый взгляд на степлеры и дыроколы

Сегодня российский рынок офисных товаров предлагает покупателям настолько широкий выбор разнообразных канцелярских принадлежностей, что даже такие привычные вещи, как степлеры и дыроколы, могут стать признаком индивидуальности и подчеркнуть стиль владельца.

Торговая марка Brauberg расширила собственный ассортимент пятью сериями дыро­колов и степлеров с разными дизайнами. Удобные и функциональные коллекции предназначены для различных каналов сбыта и представлены во всех каталогах группы компаний «Самсон».

Серия Flagman — гармонично и эргономично

Из всех новинок степлеров и дыроколов торговой марки Brauberg серия Flagman («Флагман») наиболее широко представлена как по цветовой гамме, так и по количеству товарных позиций. Коллекция дополнена удобным антистеплером, дизайн которого повторяет плавные линии продукции данной серии. Активное использование пластиковых деталей при создании изделий Flagman позволило представить коллекцию в эконом-сегменте и сделать ее доступной для большинства потребителей.

Степлеры и дыроколы Flagman удобны в работе благодаря эргономичному изгибу корпуса. Две поперечные насечки на рычаге степлера обеспечивают антискользящий эффект и одновременно являются элементом оформления, повторяющимся во всей коллекции.

Степлеры Flagman оснащены подложкой из мягкого пластика, защищающей стол от царапин. Цельнометаллический механизм гарантирует долгий срок службы и качественное скрепление документов. Дыроколы укомплектованы ограничительной линейкой с указанием форматов, предназначенной для точной установки бумаги.

Коллекция Flagman («Флагман») включает компактный мини­степлер №24/6, степлер №10 и настольный №24/6 с двумя способами крепления скоб, а также дыроколы с пробивной способностью на 10, 20, 25 листов и удобный антистеплер черного цвета. Расширенная цветовая гамма предлагает степлеры и дыроколы черного, серого, синего и красного цвета.

Лаконичный дизайн с плавными линиями делает работу с коллекцией Flagman удобной и комфортной.

Серия Nero — воплощение классики

Для любителей классических форм и традиционного черного цвета, который активно используется в каждом офисе, торговая марка Brauberg выпустила серию офисных принадлежностей Nero («Неро»). В продукции использованы строгие четкие линии и надежные цельнометаллические механизмы. Отсутствие дополнительных декоративных элементов делает коллекцию универсальной и удобной в эксплуатации.

Вытянутый корпус степлера (222545) вмещает до 100 скоб №10, обеспечивая длительный срок работы без установки новых скоб. Изделие предназначено для скрепления до 12 листов плотностью 80 г/м 2 . Более мощная модель — степлер №24/6 (222546) — рассчитан на объем документов до 20 листов.

«Строгий» внешний вид имеет и дырокол серии Nero (222548). Его пробивная способность составляет 10 листов. Дырокол имеет полностью металлический корпус и четкие геометрические формы. Удобную работу обеспечивает ограничительная линейка с делением на форматы.

Более плавные черты у мини­степлера со скобами №10 (222544) и антистеплера с широкой площадкой для постановки руки (222547). Компактные размеры мини­степлера позволяют использовать его в качестве карманного инструмента, который всегда под рукой. Максимальный объем скрепления равен 12 листам.

Доступная стоимость и универсальность серии Nero («Неро») делают продукцию привлекательной для крупных компаний, в которых закупки офисных принадлежностей осуществляются в большом объеме.

Hessen и Partner — серии-ассорти

Формируя ассортимент магазина, необходимо учитывать цветовые и дизайнерские предпочтения покупателей, а также их желание иметь широкий выбор. Часто создать разнообразное предложение мешает установленный высокий порог минимальной партии закупки. Эта проблема особенно существенна для небольших компаний. Красиво оформить витрину и предложить клиентам широкий выбор, не увеличивая сумму закупки, помогают упаковки-­ассорти.

Отличным примером сочетания качества, стиля и разнообразия стали серии Hessen («Гессен») и Partner («Партнер») торговой марки Brauberg. Обе линейки степлеров и дыроколов поставляются в упаковках-ассорти, имеют эргономичную форму и надежный механизм, который прослужит длительное время. Оригинальным элементом оформления степлеров в сериях Hessen и Partner является черная пластиковая накладка на верхней части изделия, обеспечивающая комфортную работу. Изделия также оснащены мягкой подложкой в цвет накладки, которая защищает поверхность от царапин и препятствует скольжению.

Коллекция Hessen выполнена в синем и бордовом цвете. В серии представлен удобный настольный степлер №24/6 (222549) с двумя вариантами крепления скоб. Чтобы выбрать подходящий вариант загибания скобы, достаточно повернуть платформу, закрепленную на пружинном механизме.

Линейка дыроколов Hessen состоит из трех моделей с пробивной способностью на 10 (222550), 20 (222551) и 25 (222552) листов. Надежный металлический корпус обеспечивает прочность изделия и гарантирует легкое и точное пробивание отверстий. Все модели укомплектованы форматной линейкой, по которой выставляются листы. Дополнительным украшением служит фигурный овальный вырез на верхней части дырокола, придающий легкость и элегантность внешнему облику модели.

Серия Partner представлена в синем и черном цветовом решении. Помимо большого степлера №24/6 (222523), коллекция дополнена степлером со скобами №10 (222522). Обе модели выполнены на основе цельнометаллического механизма и имеют схожий дизайн, позволяющий создавать гармоничный комплект. Главное отличие одного степлера от другого заключается в количестве скрепляемых листов: максимальный объем документации для модели со скобами №10 составляет 12 листов, степлер №24/6 — справляется с 25­ю листами и имеет 2 варианта скрепления.

Дыроколы Partner синего и черного цвета обладают пробивной способностью на 10 (222524), 20 (222525) и 25 (222526) листов.

Упаковка-ассорти делает продажу продукции Hessen и Partner выгодной как для небольших магазинов, так и для крупных компаний, создавая разнообразие на витрине и широту ассортимента.

Серия Quantum — оригинальность и цвет

Оригинальные цветовые решения и эргономичность продукции серии Quantum заинтересуют и корпоративных, и розничных клиентов. Во всех моделях доминируют округлые формы и плавные линии. Специальная вставка из мягкого пластика является интересным дизайнерским элементом и в то же время делает работу с изделием удобной и комфортной.

Коллекция дыроколов и степлеров Quantum с темно-серым фоном продолжает линейку продукции торговой марки Brauberg с упаковкой-ассорти. Модели украшены вставками черного и синего цвета. Классическое сочетание цветов всегда пользуется повышенным спросом среди офисных работников. Отсутствие ярких тонов компенсируется стильным дизайном. Подобный комплект легко впишется в любой интерьер и станет постоянным помощником в работе.

Темно-­серая серия включает в себя степлеры со скобами №10 (222553) и №24/6 (222554), а также дырокол с пробивной способностью на 20 листов (222555).

Продукция со светло­-серым фоном украшена яркой сиреневой вставкой. Привлекательный дизайн найдет свое применение как в офисе, так и дома. Дыроколы и степлеры Quantum всегда будут заметны на рабочем столе и не затеряются среди бумаг. Серия состоит из среднего дырокола, предназначенного для пробивания бумаг объемом до 20 листов (222558), и двух разновидностей степлеров №10 (222556) и №24/6 (222557).

Конструкция степлеров серии Quantum основана на цельнометаллическом механизме, который обеспечивает качественное скрепление. Дыроколы оснащены ограничительной линейкой с делениями на форматы. Коллекция Quantum выгодно со­единила в себе эргономичную форму и стильный дизайн.

Дополнительная функциональность

Новинки «офисного железа» торговой марки Brauberg отличаются функциональностью и удобством в использовании. Практически каждая модель степлера оснащена встроенным антистеплером, который позволяет быстро снимать скобы с листа. Благодаря этому нет необходимости держать на столе дополнительные принадлежности, занимающие рабочее пространство.

В дыроколах серии Partner, Flagman, Hessen и Quantum предусмотрена новая, более удобная система очистки контейнера от конфетти, при которой отгибается только часть крышки резервуара. Таким образом контейнер не снимается с дырокола полностью, поэтому он никогда не затеряется на столе.

Для новых серий дыроколов и степлеров разработан информативный дизайн упаковки: на коробке изображена модель продукции в соответствующем цвете, указано максимальное количество листов, для работы с которыми предназначен данный товар, размеры скоб для степлеров и расстояние между пробиваемыми отверстиями у дыроколов. Достаточно одного взгляда на упаковку, чтобы отыскать товар с необходимыми параметрами.

При создании новых линеек «офисных помощников» торговой марки Brauberg учитывались основные предпочтения потребителей по качеству, цветовой гамме, ценовому уровню. Можно уверенно утверждать, что новинки дыроколов и степлеров займут достойное место на российском рынке и создадут весомую конкуренцию существующим товарам.