Как написать заявление в архив о трудовом стаже для начисления пенсии

Как происходит подтверждение трудового стажа через архив

Под трудовым стажем определяют общую продолжительность занятости, или деятельности гражданина Российской Федерации согласно КЗОТ.

Трудовой стаж, или выработка по выслуге лет, самым непосредственным образом влияет на начисление пенсии любого трудоспособного гражданина с момента достижения совершеннолетнего возраста.

Бесплатно по России

Однако, в случае, когда зарплата выдаётся неофициальным образом, в конверте, без отчисления некоторой суммы денег на медицинское страхование, подоходный налог, пенсионный фонд и так далее, — рассчитывать можно только на минимальный размер пенсии согласно уровню минимального размера оплаты по региону.

Если вы пришли в архив…

Какие запросы бывают?

З апросы бывают трех видов:

• тематические – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Например, биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии;
• генеалогические – запросы, выражающие потребность в документ-ной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода;
• социально-правовые – запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов. Они делятся на три группы:
  • служебного характера от органов законодательной и исполнительной власти;
  • от физических и юридических лиц;
  • запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, так называемые консульские.

Для нас наиболее интересными будут социально-правовые запросы от физических и юридических лиц. По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ к социально-правовым запросам относятся запросы о подтверждении:

• трудового стажа и размера заработной платы,
• службы в воинских частях и формированиях,
• о состоянии здоровья,
• награждении, присвоении званий,
• получении образования,
• применении репрессий,
• об актах гражданского состояния и т.п.

Например, проанализировав трудовую книжку работника, принимаемого на управленческую и ответственную должность, на предприятии захотят убедиться, что работник действительно имел опыт работы в крупной компании. Если компания была ликвидирована в установленном законодательством порядке (в том числе в результате процедуры банкротства) или была преобразована способом, подразумевающим передачу документов по личному составу в архив, работодатель может обратиться в архив с соответствующим запросом.

Не редкость – хлопоты с подготовкой документов, связанных с назначением пенсий работникам.

Бесплатные и платные услуги

Все социально-правовые запросы архив выполняет безвозмездно. Но бывают и исключения:

• если вам нужно исполнить запрос срочно (в течение 1–5 дней с момента обращения);
• выдать дубликат или переоформить архивную справку взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально);
• изготовить несколько экземпляров архивной справки по просьбе заявителя;
• сделать запрос о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд);
• сделать запрос об имущественных правах.

За обслуживание в читальном зале архива плата не берется (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации).

Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Кроме того, архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются на льготных условиях.

Сроки исполнения запроса

По Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Если же по истечении установленных сроков ответ не поступит, необходимо обратиться в орган управления архивным делом данного региона с запросом, по какой причине не исполнено направленное обращение.

Исполнение запросов производится в соответствии с порядком использования документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным Федеральным законом от 22.10.2004 No 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации», Федеральным законом от 20.02.1995 No 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Если ваш запрос признан непрофильным, то его пересылка по принадлежности в другие архивы или организации должна быть осуществлена в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив, а вас должны об этом информировать.

Куда обращаться?

Во-первых, в какой именно архив вам обращаться, зависит от масштаба интересующей вас организации: если вам необходимы данные о человеке, который работает (работал) в учреждении федерального подчинения, следует обращаться в федеральные архивы; республиканского, краевого, областного подчинения – в государственные архивы соответствующего региона; городского и районного подчинения – в муниципальные архивы.

Если вам нужно запросить информацию о человеке, который работал на ликвидированном государственном предприятии в Москве, то нужно обратиться в Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Москвы.

Если человек работал на предприятии муниципального подчинения или в негосударственной организации, то поиск документов должен начинаться с архива города или района. С коммерческими организациями есть сложности, связанные с отсутствием правовых механизмов истребования передачи документов на государственное хранение.

Чтобы сориентироваться, в какой именно архив обратиться, вы можете воспользоваться сайтом www.rusarchives.ru . Еще существует интернет-путеводитель по архивам России www.guides.rusarchives.ru , который позволяет производить поиск по 31 федеральному и 49 региональным архивам и включает в себя порядка 140 тыс. архивных фондов, содержащих социально-политические, исторические, военные, экономические и другие документы.

Как составить запрос?

К запросу жесткие требования не установлены, заявление составляется в свободной форме, но на имя директора архива. Обязательно, вне зависимости от вида запроса, должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество интересующего лица в настоящее время и обязательно фамилия в запрашиваемый период (указать год смены фамилии, если это имело место);
• адрес, по которому нужно направить ответ архива;
• ваш контактный телефон;
• о чем и для какой цели запрашивается информация.

Приведем наиболее распространенные запросы и поясним, что в каждом из них необходимо указать для того, чтобы сделать возможным выполнение такого запроса:

• Запрос о стаже:
  Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), год рождения, место работы, точные даты приема, перемещений, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город.
• Запрос о заработной плате (см. Пример 3):
  Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), место работы, точные даты приема, перемещения, увольнения, названия должностей и подразделений, местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город. За какие годы необходима справка о зарплате.
• Об учебе:
  Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата и год рождения, место учебы, точные даты, местонахождение учреждения. Указать район, город, специальность, факультет, отделение.
• О рождении, браке, смерти (только до 1917 года) 1 :
  Место жительства, Ф.И.О. заявителя (в т.ч. девичья фамилия), национальность, место рождения, церковь, в которой произведена метрическая запись, точная дата.
• О раскулачивании, лишении избирательных прав, выселении:
  Ф.И.О. главы семьи заявителя, состав семьи с указанием возраста на момент раскулачивания, место жительства (с указанием подробного названия населенного пункта и сельского совета), дата. Указать, что произошло: раскулачивание, конфискация имущества, выселение или лишение избирательных прав.
• О награждении орденами и медалями:
  Ф.И.О. (в т.ч. девичья фамилия), дата рождения, место работы на момент награждения, годы работы. Местонахождение предприятия (учреждения, организации). Указать район, город. Дату или год награждения. Для справки о награждении «Медалью материнства» необходимо написать количество детей и даты их рождения.

Вообще, некоторые архивы принимают не только социально-правовые запросы, составленные на бумаге, но и отправленные по электронной почте, а некоторые – даже по телефону.

Порядок подтверждения трудового стажа в Украине

Ключевым нормативно-правовым актом, который регулирует данный вопрос, является Порядок подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденный Постановлением Кабинета Министров Украины от 12 августа 1993 года № 637 (далее по тексту – Порядок).

Основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка.

Однако, согласно пункту 1 Порядка, в случае если отсутствует трудовая книжка, или соответствующие записи в ней, стаж устанавливается на основании других документов, выданных по месту работы, службы, учебы, а также архивными учреждениями.

Примерами таких документов являются:

• данные, имеющиеся в реестре застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
• справки, ведомости на выдачу заработной платы и выписки из приказов;
• удостоверения, характеристики, письменные трудовые договора и соглашения с отметками об их выполнении;
• или другие документы, которые содержат сведения о периодах работы.

При отсутствии вышеупомянутых документов, могут приниматься профсоюзные членские билеты (п. 3 Порядка).

Этот перечень не является исчерпывающим. В зависимости от вида Вашей работы или деятельности список документов, которые подтверждают Ваш трудовой стаж, может быть больше.

Например, если Вы частный предприниматель и занимались предпринимательской деятельностью основанной исключительно на Вашем труде, то трудовой стаж засчитывается при наличии справки Пенсионного фонда Украины об уплате страховых взносов (в период до 1 мая 1993 года). А за периоды осуществления предпринимательской деятельности с применением упрощенной системы налогообложения с 1 января 1998 по 31 декабря 2003 засчитываются на основании справки о регистрации лица как субъекта предпринимательской деятельности, а с 1 января 2004 по 31 декабря 2017 при условии уплаты страховых взносов независимо от суммы уплаченных средств (п. 5 Порядка).

Для военнослужащих такими документами являются:

• военные билеты;
• справки от военных комиссариатов, воинских частей, учреждений Министерства обороны, МЧС, МВД и других военизированных организаций;
• справки архивных и военно-лечебных учреждений.

Подтверждением трудового стажа за время учебы в ВУЗ, профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и т.д. могут быть дипломы, удостоверения, свидетельства, а также справки и другие документами, выданные на основании архивных данных и содержат сведения о периодах обучения.

Также, сведения и данные о документах об образовании, которые изготовленные с 2000 года можно проверить в Реестре документов об образовании.

Время ухода за лицом с инвалидностью I группы, ребенком с инвалидностью в возрасте до 16 лет, а также пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, устанавливается на основании следующих документов:

• акта обследования фактических обстоятельств осуществления ухода;
• документов, удостоверяющих пребывание на инвалидности и возраст;

Акт обследования фактических обстоятельств осуществления ухода составляется органами Пенсионного фонда Украины на основании сведений жилищно-эксплуатационных или других организаций по месту проживания (регистрации), сельских, поселковых советов, опроса лиц, по которым осуществляется уход, и их соседей, а также других данных.

А документами, которые подтверждают пребывание на инвалидности, могут быть выписка из акта осмотра медико-социальной экспертной комиссии, медицинские заключения, пенсионное удостоверение, удостоверение получателя помощи или справка органов труда и социальной защиты населения или Пенсионного фонда и другие документы.

Время содержания под стражей, отбывания наказания в местах лишения свободы, пребывания в ссылке и на принудительном лечении тоже учитывается в трудовой стаж, но при наличии документов о реабилитации (справки суда, органов прокуратуры или досудебного расследование о закрытии уголовного производства или справки суда о принятии оправдательного приговора).

Подтверждение трудового стажа свидетельскими показаниями

Но что делать, если вообще нет в наличии каких либо документов, или их невозможно получить в связи с боевыми действиями, авариями, катастрофами и т.д.? В такой ситуации, согласно п. 17 Порядка, факт наличия соответствующего стажа может быть подтвержден показаниями не менее двоих свидетелей.

Такие свидетели должны знать заявителя по общей с ним работе на одном предприятии, организации или системе.

Подтверждение стажа работы через суд

В случае если Пенсионный фонд Украины отказал Вам в назначении пенсии по причине, которая указана в первом абзаце этой статьи, обязательно необходимо обращаться в суд и просить:

1. Признать наличие общего стажа работы;
2. Обязать Пенсионный фонд Украины назначить пенсию по возрасту в соответствии со статей 26 Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании».

Исковое заявление подается в соответствующие районные суды, и оно обязательно должно соответствовать требованиям статьи 160 Кодекса административного судопроизводства Украины.

Как основу для правовой позиции и аргументации можно использовать эту статью и постановление Верховного суда от 30 сентября 2019 года по делу № 638/18467/15-а, в котором было рассмотрено аналогичное дело.

Также, в вышеупомянутом постановлении, суд обозначил касательно наличия неточностей в записях трудовой книжки, что «формальные неточности в документах, по общему правилу, не могут быть основанием для органов пенсионного фонда для ограничения лица в реализации конституционного права на социальную защиту».

Стоит добавить, что вскоре трудовая книжка станет архаизмом, поскольку вся информация о трудовом стаже человека и размере его отчислений в Пенсионный фонд Украины содержится в государственных реестрах. И информация из таких реестров будет главным доказательством трудового стажа.

Возрастная планка

Однако сегодня многих россиян беспокоит не столько начисление баллов для будущей пенсии, сколько предполагаемое повышение пенсионного возраста.

Хотя никаких решений по этому вопросу власти еще не оглашали, многие эксперты полагают, что уже в ближайшие годы возраст выхода на пенсию будет повышен. Среди основных причин называется растущий дефицит бюджета и демографическая яма 1990-х годов, которая может привести к резкому росту числа пенсионеров при снижении числа работников.

Глава ПФР Антон Дроздов отмечал, что демографический фактор играет особенно большую роль при принятии решения.

Он также отмечал, что сейчас на российском рынке труда не так много рабочих мест, на которые могут претендовать женщины старше 55 лет и мужчины старше 60 лет.

Как нужно действовать, чтобы ПФР не отказал в назначении досрочной страховой пенсии по старости?

Сначала необходимо запросить у работодателя справку, подтверждающую, что в определенный период гражданин действительно работал и что его рабочее место располагалось в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Справку нужно предоставить в Пенсионный фонд вместе с заявлением о назначении пенсии.

Если данные, указанные в справке, в Пенсионном фонде отсутствуют, то следует обратиться к своему работодателю с заявлением о проведении корректировки сведений в ПФР и на индивидуальном лицевом счете работника. Согласно Закону о страховых пенсиях физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, представляемых ими для установления и выплаты страховой пенсии, а работодатели – еще и за достоверность сведений, представляемых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (ч. 1 ст. 28 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»).

Только после этого в случае отказа следует обращаться в суд с иском о признании решения Управления ПФР незаконным; включении периода работы в страховой стаж и стаж работы в местности, приравненной к районам Крайнего Севера; признании права на назначение досрочной страховой пенсии по старости.

Запросы в Пенсионный фонд Украины

«Гражданину РФ, переехавшему из Донецкой и Луганской областей на ПМЖ в Россию, пенсионное обеспечение будет осуществляться в общем порядке по нормам законодательства нашей страны», — подчеркнули в Пенсионном фонде.

Для назначения пенсии такому гражданину, переехавшему в Россию, нужно будет предоставить стандартный набор документов, включая паспорт гражданина России, трудовую книжку, при необходимости — справку о среднемесячном заработке за 60 месяцев подряд до 1 января 2002 года (полный перечень документов — здесь).

«Пенсионный фонд России будет оказывать всяческое содействие для подтверждения стажа и заработка гражданина, в том числе путем запроса в Пенсионный фонд Украины или Пенсионные фонды Донецкой или Луганской республики», — указали в ПФР. «Таким образом, данная категория граждан будет иметь права, аналогичные с гражданами РФ», — подчеркнули в фонде. РБК направил запрос в Пенсионный фонд Украины.

По соглашению СНГ 1992 года государства-участники обязаны «принимать необходимые меры к установлению обстоятельств, имеющих решающее значение для определения права на пенсию и ее размера». Из этого следует, что при необходимости ПФР сначала направит официальный запрос в Пенсионный фонд Украины, а если тот откажется отвечать, то в пенсионные органы ДНР и ЛНР. При этом в пенсионных органах ДНР и ЛНР есть архив сведений о застрахованных лицах за периоды до 2014 года (в частности, у Пенсионного фонда ДНР есть отчетность работодателей за период с 2000 года по сентябрь 2013 года).

Составляем заявление: пошаговая инструкция

По действующему регламенту ПФР, гражданам придется составить заявление о перерасчете пенсии установленного образца. Бланк закреплен в Приложении № 2 к Постановлению Правления ПФР № 16п.

Формуляр имеет довольно сложную структуру. В оспользуйтесь пошаговой инструкцией:

Шаг 1. В шапке документа указывают наименование территориального отделения Пенсионного фонда, в который будет направлено обращение.

Шаг 2. Теперь заполняем Информационный блок № 1, поочередно указываем:

• Ф.И.О. заявителя;
• страховой номер;
• гражданство;
• адреса регистрации и проживания;
• номер телефона;
• паспортные данные вносим в специальную табличку;
• определяем пол заявителя — ставим отметку в соответствующем поле.

Шаг 3. Информационный блок № 2 заполняется, только если оформлением занимается уполномоченный представитель. Заполните соответствующие поля о поверенном лице. Отдельно укажите реквизиты доверенности.

Шаг 4. В Информационном блоке № 3 заявления укажите вид пенсии, который необходимо пересчитать. С делайте отметки напротив оснований для пересчета. Допускается проставить сразу несколько отметок. Если нужного основания нет, то впишите его в соответствующее поле «Иное».

Шаг 5. В Информационном блоке № 4 указываем сведения о текущем статусе заявителя. Отмечаем, работает ли гражданин в настоящее время. Затем определяем количество иждивенцев. Если они отсутствуют, то пишем слово «нет».

Шаг 6. Знакомимся с информацией из блока № 5.

Шаг 7. В блоке № 6 необходимо обозначить все документы, прилагаемые к заявлению.

Шаг 8. Информационный блок № 7 предназначен для указания формы обратной связи. Заявитель самостоятельно определяет удобный для него способ.

Шаг 9. В последней графе укажите дату составления заявления. Поставьте собственноручную подпись, укажите расшифровку.

Вот так выглядит готовое заявление на перерасчет пенсии работающим пенсионерам:

Как сделать запрос в архив для подтверждения трудового стажа

Прежде всего нужно понимать, что иногда разыскать нужные документы — это долгое и достаточно сложное дело. Архивов существует множество и иногда сначала нужно найти то учреждение, где хранится искомый документ.

Образец заявления

Форма обращения в архив — свободная. Для этого не предусмотрен установленный законодательством специальный бланк. Однако при написании заявления в документе должны быть указаны необходимые данные:

1. Надо отметить, в какое именно архивное учреждение адресуется запрос.
2. Затем в обязательном порядке нужно указать личные данные того, кто обращается с заявлением. Сюда относятся: фамилия, адрес, год рождения и другие личные данные.
3. Нужно указать номер телефона, по которому архивный сотрудник может связаться с заявителем.
4. Затем следует название самого документа. В рассматриваемом случае речь идет о заявлении.
5. В тексте документа максимально конкретно излагается суть просьбы. Тут задаются конкретные вопросы о том, какие именно данные нужны.
6. В конце ставятся дата и подпись.

“Прошу подтвердить трудовой стаж и выдать архивную справку с указанием:

• Наименования предприятия, где я работал.
• Структурного подразделения.
• Даты начала и конца работы на данном рабочем месте.
• Должности.”

Надо отметить, что запросы могут иметь различный смысл. Так, например, речь может идти не о восстановлении всего трудового стажа, а лишь о подтверждении того факта, что сотрудник в определенный период работал на определенном предприятии. Также можно обратиться за этим документом через интернет онлайн.

Рейтинг доходности НПФ за 2020 год можно посмотреть здесь.

Срок рассмотрения

Срок рассмотрения поданного заявления не может превышать 30 календарных дней. Конечно, в некоторых случаях поиски могут затянуться. Ведь никто не может заранее знать, в каком из архивов и какие конкретные документы, подтверждающие трудовой стаж, сохранятся.

Если после того, как сделали запрос в архив для подтверждения трудового стажа, в указанный срок архив не успеет разыскать необходимые документы, то в тридцатидневный срок все равно посылается промежуточный ответ заявителю, в котором указывается:

• состояние дел по обработке запроса на текущий момент;
• причины, которые привели к промедлению.

Еще 2 способа получения архивной справки

Последующие 2 способа получения архивной справки является более комфортными. Для этого нужно:

1. Зайти на сайт Росархива.
2. Нажать на вкладку «Обращение граждан».
3. Выбрать необходимый вид запроса (Подтверждение трудового стажа, заработной платы).
4. Заполнить анкету, указав точные данные.

Если вы все сделали правильно по 1 либо 2 способу, то в течение 30 календарных дней вам поступит ответ в виде архивной справки.

Следующий способ сокращает время на проверку и ответ вдвое. Получение архивной справки является государственной бесплатной услугой, которую можно получить в многофункциональных центрах (МФЦ). Срок на рассмотрение заявления и ответ составляет 15 суток с момента подачи заявления.

Если вам небезразлично свое будущее и заслуженный отдых, пользуйтесь вашими правами в полном объеме. Кроме всего если ПФР архивные справки не удовлетворят, то воспользуйтесь правом обращения в суд, который объективно подойдет к рассмотрению вопроса и придаст всем документам юридическую силу.