Leto-home.ru

Лето Хом
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Хранение технической документации в организации

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Описание работы

Создание структуры архива

Основным инструментом для работы является справочник Наименования архивных документов, который имеет иерархическую структуру.

Наполнение справочника осуществляется вручную, с использованием вспомогательных компонент Объекты собственности, Разделы архивов и Подразделы архивов или путем копирования созданной ранее структуры. Функция копирования позволяет создавать дерево архива с одинаковыми наборами наименований документов по разным объектам собственности. Документы по одному объекту собственности могут храниться в разных специализированных архивах компании, которые имеют разную структуру. При этом, по разным типам объектов собственности состав документов может отличаться в пределах одного архива.

Создание архивного документа

Создать архивный документ можно следующими способами:

  • используя стандартную функциональность системы — из файла или со сканера;
  • используя кнопку «Создать документы» в справочнике Наименования технических документов;
  • используя сценарий Импорт документов. При этом есть возможность указать реквизиты создаваемого документа.

Документ создается с видом Архивный документ и типом карточки Техническая документация.

Поиск архивных документов

Поиск необходимых документов осуществляется несколькими способами:

  • создание папок поиска — выбирая необходимые критерии поиска пользователь имеет доступ, например:
    • ко всем документам по определенному объекту;
    • к документам по всем объектам собственности, находящимся в определенном городе, регионе;
    • к документам, определенного архива, раздела архива, подраздела архива и т.д.
  • использование кнопки «Документы»:
    • в карточке справочника «Архивы» — отображение всех документов в выбранном архиве;
    • в карточке справочника «Разделы архивов» — отображение документов по выбранному разделу архива;
    • в карточке справочника «Подразделы архивов» — отображение документов по выбранному подразделу архива;
    • в карточке справочника «Наименования архивных документов» — отображение документов по выбранному наименованию.
  • использование специального поиска «Поиск архивных документов» — поиск документов по основным реквизитам, например, по сроку действия, по плановой дате возврата, наличию оригинала и т.д.

Формирование отчетов

Отчет Опись документов формируется по кнопке «Опись» в справочнике Архивы. Отчет содержит перечень созданных в системе документов, содержащихся в выбранном архиве по указанному объекту собственности и ссылки на них.

Отчет Инвентаризация содержит информацию о наполнении выбранного архива с учетом указанных параметров: по объекту собственности, по всему архиву, по разделу архива, по подразделу архива. Отчет формируется по кнопке «Инвентаризация» в карточках справочников Архивы, Разделы архивов, Подразделы архивов:

Также анализировать наполнение архива можно, используя фильтры и группировки в справочнике Наименования технических документов, с последующим экспортом содержимого экрана в Excel.

Реестр выдачи формируется по кнопке «Реестр выдачи» в карточке документа или в справочнике Наименования технических документов и содержит информацию о перемещении оригинала документа с указанием местоположения, даты выдачи и возврата документа. Данные для отчета содержаться на вкладке Выдача карточки архивного документа.

Порядок формирования дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Если организация небольшая, то эту работу выполняет секретарь. Если в организации есть структурные подразделения, то дела формируют их сотрудники самостоятельно.

Существуют правила формирования дел, которых следует придерживаться:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • группировать в отдельные дела документы разных сроков хранения.

Указанные признаки могут быть дополнены и сочетаться между собой.

В дело включается лишь один экземпляр каждого документа. Черновые экземпляры и копии уничтожаются.

Одно дело должно быть объемом не более 250 листов при толщине не более 4 см. Такие размеры дел позволяют легко брать, носить дела и пользоваться ими впоследствии.

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная горячая линия юридической помощи

  • Энциклопедия ипотеки
  • Кодексы
  • Законы
  • Формы документов
  • Бесплатная консультация
  • Правовая энциклопедия
  • Новости
  • О проекте
Бесплатная консультация
Навигация
Федеральное законодательство
  • Конституция
  • Кодексы
  • Законы

Действия

  • Главная
  • «ПОЛОЖЕНИЕ. ТЕХНИЧЕСКАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ ПРОМЫШЛЕННЫХ ЗДАНИЙ И СООРУЖЕНИЙ. ПОТ РО 14000-004-98» (утв. Департаментом экономики машиностроения Минэкономики РФ 12.02.98)

12. Хранение и ведение проектной и производственной документации на промышленные здания и сооружения

12.1. Вся проектная и производственная техническая документация на эксплуатируемые и вновь построенные промышленные здания и сооружения, принятые приемочной комиссией к эксплуатации, должна храниться в техническом архиве организации как документация строгой отчетности.

Читать еще:  За сколько времени выдается справка о размере материнского капитала

12.2. В техническом архиве должна храниться следующая проектная и производственная техническая документация на здания и сооружения:

материалы инженерно — геологических изысканий (данные о геологических и гидрогеологических условиях площадки организации и т.д.);

акты приемки в эксплуатацию приемочной комиссией законченных строительством объектов;

заводские сертификаты на поставленные стальные конструкции;

документы, удостоверяющие качество примененных железобетонных конструкций, узлов, деталей, метизов, электродов и др.;

акты на скрытые работы;

акты приемки работ по антикоррозийной защите строительных конструкций;

акты на испытание отдельных узлов (видов) инженерных систем.

12.3. При отсутствии необходимой проектной и производственной документации промышленных зданий и сооружений руководитель организации обязан принять меры к получению, восстановлению или составлению недостающих документов.

12.4. Все необходимые технические и технико — экономические данные о зданиях и сооружениях сосредотачиваются в двух документах: техническом паспорте на производственное здание и техническом журнале по эксплуатации здания.

12.5. Технический паспорт составляется на каждое капитальное здание и сооружение и является основным документом, содержащим конструктивную и технико — экономическую характеристику объекта и все основные сведения, необходимые в процессе его эксплуатации.

12.6. Паспорт заполняется по единой форме в соответствии с Положением о проведении ППР производственных зданий и сооружений (Приложение 9).

12.7. К паспорту должны быть приложены:

копии рабочих чертежей или обмерные чертежи планов, разрезов, фасадов здания или сооружения с внесенными в них отступлениями от проекта;

перечень предусмотренных проектом или экспертизой требований по обеспечению нормальной эксплуатации здания или сооружения.

12.8. Ответственность за своевременное составление технического паспорта, полноту и достоверность внесенных в него сведений, а также за своевременное внесение изменений возлагается на начальника службы технического надзора за состоянием, содержанием и ремонтом строительных конструкций промышленных зданий и сооружений. Заполненный технический паспорт является документом для служебного пользования.

12.9. Технический журнал по эксплуатации промышленного здания и сооружения является документом, отражающим состояние эксплуатируемого объекта.

12.10. В журнал заносятся:

данные о результатах систематических наблюдений за зданием и сооружением и их конструктивными элементами;

заключения по результатам инструментальных наблюдений за осадками и другими деформациями конструктивных элементов;

основные заключения по результатам периодических технических осмотров объекта;

сведения о фактах серьезных нарушений правил технической эксплуатации промышленного здания и сооружения и мерах по пресечению таких нарушений;

данные о проведенных капитальных ремонтах (сроки, характер ремонта, объем и место производства работ);

сведения о проведенных реконструкциях (сроки, характер).

Все эти сведения отражают не только историю эксплуатации объекта, но и техническое его состояние на каждый данный период времени и используются при планировании ремонта и при составлении дефектных ведомостей.

Ведение технического журнала по эксплуатации поручается лицу, на которое в цехе возложены наблюдение и уход за зданием.

Технический журнал по эксплуатации составляется в одном экземпляре на каждый крупный объект или группу небольших объектов. Форма технического журнала по эксплуатации приведена в Приложении 10.

Управление архивами: проблемы и их решение

Проблема создания архивов стоит перед человечеством едва ли не с момента зарождения письменности. Значимость хранящейся информации во все времена была велика. Именно поэтому главным хранителем Александрийской библиотеки являлся не кто-нибудь, а непосредственно наследник египетского престола. Для Архимеда даже в смертный час не было ничего важнее его чертежей. Во времена правления последних Рюриковичей для хранения архивов использовались даже башни Кремля.

Прошли века, но и в наше время проблема архивов не утратила актуальность. Более того, она приобрела воистину циклопический масштаб, ведь сегодня количество генерируемой документации совершенно несопоставимо с прошлыми веками.

Проблемы управления архивами

Эти проблемы можно разделить на несколько блоков.

Нехватка места при традиционном способе хранения документов. Любая организация непрерывно создает новые и новые бумажные документы, значительная часть которых подлежит длительному хранению. Это обусловлено либо нормативно-законодательным регулированием, либо непосредственно нуждами организации. Постоянно встает проблема расширения пространства хранилищ, но при этом необходимо обеспечивать и соблюдение всех требований к ним: определенные показатели влажности, температуры, освещенности. При неправильной организации архива можно утратить важные документы, которые потом невозможно будет восстановить. Между тем, некоторые из них приходится хранить до 75 лет.

Нормативное регулирование и методология. В этом вопросе важную роль играет вопрос определения ценности документов: внешней и внутренней. Внешняя ценность регламентируется законодательными нормами. Внутренняя – нуждами самой компании. К примеру, закон предписывает хранить некоторые виды документации (по станкам, оборудованию, техническим процессам и т.д.) в течение 10 лет, в то время как реально они могут понадобиться в течение 60 лет и больше. По этой причине компаниям приходится самостоятельно определять, какие документы следует хранить дольше положенного законом времени.

Читать еще:  Есть ли выплата в 85лет

На некоторых крупных металлургических предприятиях до сих пор работают производственные элементы времен ГДР (мартеновские печи и др.). Для их техобслуживания и реконструкции нужна документация, которую приходится хранить.

Проблема оценки внутренней значимости документов также особенно актуальна на предприятиях, которые являются источниками комплектования государственных архивов. В основном это организации, имеющие важное историческое значение.

Проблема нехватки квалифицированных кадров. Провести правильную экспертизу документов с точки зрения их ценности для предприятия могут очень немногие специалисты. Для этого необходимо сформировать экспертную комиссию с привлечением высококлассных специалистов (главный инженер, главный технолог и др.). Только они могут принять взвешенное решение, может ли понадобиться подлежащая списанию документация. Между тем, такие специалисты обычно бывают заняты другими важными делами, и участие в комиссии надолго отвлечет их от непосредственных обязанностей.

Защита информации. Эта проблема актуальна для высокотехнологичных производств, владеющих теми или иными ноу-хау. Большинство хранителей архивов на таких предприятиях получают очень невысокую зарплату, что заставляет принимать всерьез человеческий фактор. Каким бы ни был документ по важности, он все равно попадает к рядовому архивариусу, а от него технологические новинки могут перейти к конкурентам.

Не следует забывать и о нормах хранения документации, при несоблюдении которых юридически значимые бумаги могут утратить свою силу (от выцветшей подписи до полного уничтожения). При малейшем несоблюдении процедуры хранения весь фонд документов может стать «пустым». А практика показывает, что под архивы выделяют не лучшие помещения по остаточному принципу, так что вероятность потерять нужные бумаги из-за ненадлежащего хранения очень велика.

Проблема уничтожения. При огромных объемах документов каждый год нужно проводить их списание с последующим уничтожением по процедурам, регламентируемым ГОСТами и внутренними политиками. Для такого уничтожения нужно либо нанимать специальную компанию, либо организовывать вывоз документации и доставку уполномоченного наблюдателя на полигон. Кроме того, сжигание документов наносит вред окружающей среде.

Решение проблем

Единственным решением вышеперечисленных проблем является переход на электронные архивы. Он предоставляет ряд неоспоримых преимуществ. Да, архив по-прежнему будет комбинированным, ведь далеко не все документы можно хранить в электронном виде, но острота проблемы значительно уменьшится.

Для наилучшей организации и управления такими архивами разумнее всего применять непрерывные системы замкнутого цикла, где документы изначально создаются в электронном формате, проходят свой жизненный цикл и в том же виде поступают в архив.

Одним из лидеров электронного архивирования является СЭД Directum. Использование этой системы уже сейчас позволяет не выводить на бумагу значительную часть документов. Это может быть служебная и внешняя переписка. При правильном внутреннем регламентировании 90% организационно-распорядительных документов также могут создаваться и храниться в электронном виде.

В перспективе при дальнейшем развитии в России юридически значимого документооборота Directum обеспечит создание, управление и хранение всей договорной и бухгалтерской документации. Поддерживая применение электронно-цифровой подписи, система Directum помогает обеспечить централизованное хранение документов с обеспечением сохранения их юридической значимости. На базе Directum предусмотрено создание номенклатуры дел – основной инструкции, определяющей сроки хранения документов в архиве, а также позволяющей проводить их систематизацию и управлять фондами. Кроме того, на базе системы возможно формирование критериев для автоматического определения ценности документов, что в значительной степени облегчит работу по их периодической экспертизе, сократит риски предприятий и организаций по утрате важных для бизнеса сведений.

Неоспоримым преимуществом электронного архива, помимо значительной экономии физического пространства, является возможность защиты отдельных массивов документов и разграничение прав доступа к ним. Так, в частности, система Directum позволяет закрыть доступ к определенным сведениям, обеспечивая тем самым их конфиденциальное хранение. Дополнительным плюсом электронного архива является возможность его экстерриториального распределения для резервного копирования. Даже если с основным сервером что-то произойдет, резервный архив останется.

Дополнительным плюсом и стимулом к развитию электронного хранения документов являются значительные подвижки в части нормативного регулирования электронных архивов. В частности, изменения, касающиеся основных правил работы архивов организации.

Подытоживая все вышесказанное, мы должны констатировать тот факт, что не только ближайшее будущее, но и фактическое настоящее требует от всех организаций, в особенности от крупных предприятий и холдингов, начала незамедлительных работ по созданию и совершенствованию электронных архивов и максимальному сокращению бумажного документооборота и, как следствие, уменьшению количества хранимых бумажных носителей.

Вопросы?

На них ответит Артем Тропин, аналитик группы внедрений СЭД/ECM компании Softline, Artem.Tropin@softline.com

Читать еще:  Должники сбербанка квартиры банка казань

Какое оборудование требуется Минцифры

Согласно технической документации, Минцифры закупает 181 сервер, пять систем хранения данных (СХД), 90 коммутаторов, 17 комплектов средств защиты информации, а также услуги по предоставлению каналов связи и публичных IPv4-адресов.

Среди требований к серверам в техзадании прописаны процессор с количеством ядер не менее 24 и с оперативной памятью не мене 64 ГБ, накопитель формата SSD емкостью не менее 240 ГБ. Также серверы должны быть совместимы с операционной системой специального назначения Astra Linux Special Edition релиз «Смоленск» и иметь действующий сертификат ФСТЭК на соответствие требованиям к средствам доверенной загрузки не ниже четвертого класса. Серверы должны быть внесены в Единый реестр радиоэлектронной продукции Минпромторга.

К СХД заказчик прописал минимальные технические требования, среди которых поддержка не менее двух контроллеров управления, суммарный объем кэш-памяти не менее 256 ГБ и возможность установки накопителей разных типов: SSD, HDD SAS и HDD NL-SAS. Сведения о СХД также должны быть внесены в Единый реестр радиоэлектронной продукции Минпромторга.

Предоставляемые средства технической защиты конфиденциальной информации должны быть сертифицированы в системе сертификации ФСТЭК на соответствие требованиям по безопасности информации, предъявляемым к соответствующему четвертому классу защищенности.

Перепланировка жилого и нежилого помещения в многоквартирном доме представляет собой изменение его конфигурации, требующее обязательного узаконивания и внесения изменения в технический паспорт помещения в многоквартирном доме.

Разъяснения по определению кадастровой стоимости

Учреждение рассматривает обращения о предоставлении разъяснений, связанных с определением кадастровой стоимости, в соответствии с действующим законодательством.

Межевание земельного участка

Межевание земельного участка – это определение местоположения поворотных точек границ земельного участка, установление этих границ на местности, а также закрепление их межевыми знаками.

В России с 1 сентября 2021 года начинает действовать упрощенный порядок оформления прав граждан на гаражи и земельные участки под ними.

В России до 1 марта 2026 года продлена дачная амнистия. Рассказываем, как зарегистрировать жилые и садовые дома по новым правилам

Как найти свой объект недвижимости на кадастровой карте?

Публичная кадастровая карта – это справочно-информационный ресурс для предоставления пользователям сведений Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН) на территории Российской Федерации.

Об Ассоциации

Ассоциация «Архитекторы и инженеры Поволжья (саморегулируемая организация)» создана в соответствии с реализацией федеральных законов о саморегулируемых организациях в сфере подготовки проектной документации для капитального строительства. Ассоциация «АИП (СРО)» объединяет целый ряд ведущих проектных, архитектурных и инжиниринговых компаний Нижегородской и Кировской областей, республики Марий Эл и Чувашской республики. Основной задачей Ассоциации является формирование благоприятной для жизни и деятельности человека и общества, социально и духовно полноценной, экологически чистой и безопасной архитектурной и градостроительной среды на территории Российской Федерации. Ассоциация «Архитекторы и инженеры Поволжья (саморегулируемая организация)» открыта для вступления новых членов, разделяющих его цели и удовлетворяющих требованиям утверждённых документов.

На официальном сайте Национального объединения изыскателей и проектировщиков в разделе
Национальный реестр специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования http://nrs.nopriz.ru/ реализована функция о включении сведений о физическом лице в национальный реестр специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно строительного проектирования.

Документы для НРС:

Получение выписки из единого реестра СРО на сайте НОПРИЗ

На основании части 13 ст. 55.20 предоставление сведений, содержащихся в едином реестре членов саморегулируемых организаций, осуществляется в виде выписок из реестра без взимания платы по запросам заинтересованных лиц в течение пяти рабочих дней со дня поступления соответствующего запроса в Национальное объединение саморегулируемых организаций. Выписка из единого реестра заверяется усиленной квалифицированной электронно-цифровой подписью.

О возможности запроса выписок из единого реестра саморегулируемых организаций на сайте НОПРИЗ. Далее перейти по ссылке: http://nopriz.ru/nreesters/elektronnyy-reestr/

в раздел «Единый реестр членов СРО» → в строке «Рег. номер СРО» ввести СРО-П-064-30112009( стр.6 в нижнем поиске) → перейти в раздел «Реестр членов СРО» → выбрать организацию нажав на нее → в разделе «Выписка» будет доступна для скачивания

Архитектура в посттоталитарном обществе. 24 года спустя.

Материалы этого круглого стола некогда открывали первый в истории номер журнала ПРОЕКТ РОССИЯ, вышедший в 1995 году, — разговор двух архитекторов, одного искусствоведа и исследователя и еще одного урбаниста (хотя тогда это слово еще не вошло в русский лексикон). Казалось бы, многие затронутые в беседе проблемы должны были бы уже разрешиться, — однако большая часть высказанных мыслей, наблюдений и прогнозов остаются актуальными до сих пор.

Главные архитекторы: мемуары четырех и интервью с пятым

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector